Assistant / Assistante de direction (H/F)

France Travail; Arrondissement de Toulon; Hybride; EUR 20 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

France Travail recherche un Assistant/Assistante de direction pour assurer l’accueil des visiteurs et la gestion des appels. Vous prendrez en charge la planification des rendez-vous des trois directeurs et orchestrerez les agendas en tenant compte des imprévus.

Vous organiserez les visites de la division et veillerez à la conformité des documents destinés à signature, tout en gérant les éléments de chancellerie et les ordres de missions.

Qualifications

• Expérience en secrétariat à différents niveaux de l'organisation.
• Maîtrise des outils de secrétariat et du système d'information métier.
• Rigueur rédactionnelle et discrétion.
• Autonomie et organisation.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs ou correspondants téléphoniques.
• Prendre et hiérarchiser les rendez-vous des 3 directeurs, gestion croisée des agendas.
• Organiser les visites de la division gestion des corps de la DCSCA.
• Vérifier la conformité des documents soumis à signature (relecture, charte graphique).
• Gérer les Officiers de la PFC Sud (notation, avancement, décorations).
• Chancellerie du CGD : chef GSC, adjoint chef GSC et chef de pôle.

Connaissances

Accueil et relationnel

Gestion d'agendas

Rédaction professionnelle

Organisation

Discrétion

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Offre n° 7349102
Assistant / Assistante de direction (H/F)

Sous l'autorité du directeur et des deux directeurs adjoints, vos missions principales seront :

• Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques


• Prendre et hiérarchiser les rendez-vous des 3 directeurs, réaliser une gestion croisée des agendas en y intégrant les imprévus


• Assurer l'organisation pratique de la visite de la division gestion des corps de la DCSCA


• Vérifier la conformité des documents et dossiers soumis à la signature de la direction (relecture globale des documents, respect de la charte graphique et des destinataires, formules d'usage Rédaction des ordres de suppléance de la Direction et des chefs de division


• Assurer la gestion des Officiers de la PFC Sud (notation, avancement, décorations et gestion


• Assurer la chancellerie du CGD : chef GSC, adjoint chef GSC et chef de pôle.

Vos missions annexes seront :

• Établissement des Ordres de Missions de la direction ainsi que les réservations de train ou d'avion


• Préparation des visites d'autorités


• Gérer les demandes d'accès pour la Direction


• Suivi des annuaires zonaux.

Description du profil :Vous devez avoir exercé à différents niveaux de l'organisation (direction, établissement, service) des activités de secrétariat.Pour exercer ce poste, vous devez disposer d'une parfaite maîtrise des outils de secrétariat et du système d'information métier.Votre rigueur rédactionnelle sera essentielle. Vous ferez preuve de proactivité, de capacité d'adaptation et de sens de l'initiative.Votre autonomie, votre organisation et votre discrétion seront des atouts déterminants pour le bon déroulement de vos missions.

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable