Assistant ADV et Gestion

Financière BV Maïquès; Blois; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

CASA JOB recherche un(e) assistant(e) administratif polyvalent(e) pour gérer les dossiers clients et les activités du secrétariat sur le site.

Le poste implique l’accueil multilingue, la gestion des commandes via l’ERP et la coordination avec le service commercial et les transports.

Qualifications

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access).
• Maîtriser l’utilisation de l’ERP et des procédures internes.
• Capacités d’accueil et de relation client en français et en anglais.
• Connaître les règles d’organisation administrative et de secrétariat.
• Appliquer les règles grammaticales et orthographiques dans tous les documents.

Responsabilités

• Réceptionner les commandes et vérifier leur adéquation avec le devis.
• Enregistrer les commandes dans l’ERP et créer les articles.
• Analyser les programmes clients et générer les ordres de fabrication.
• Envoyer les accusés de réception et mettre à jour les délais clients.
• Préparer les documents d’expédition et organiser les transporteurs.
• Rédiger et établir les factures clients.
• Suivre les expéditions et mettre à jour le planning.
• Mettre à jour le plan de progrès et les tarifs fournisseurs.
• Gestion administrative du service commercial et interface client.

Connaissances

Accueil multilingue

ERP

Suite bureautique

Anglais courant

Gestion secrétariat

Communication client

Organisation workflow

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Access

Description du poste

Profil recherché

Connaissances professionnelles spécifiques :

• Connaître les règles d’organisation de la production (connaissance des postes de travail, des produits et des flux de production),
• Connaître les règles de bases du secrétariat,
• Connaître les règles de grammaire et d’orthographe
• Maîtriser les techniques de relations commerciales
• Maîtriser l’utilisation de l’ERP
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Ppt, ACCESS, fonctionnalités classiques),
• Maîtriser l’anglais (échanges oraux et écrits avec les clients/prospects)

Savoir-faire

• Accueil physique / téléphonique dans plusieurs langues (anglais et français)
• Assurer les suivi des mails auprès des différents services (français et anglais)
• Assurer la rédaction des courriers sur demande pour l’ensemble des services en français et en anglais
• Approvisionner les distributeurs en papier, les documents de l’atelier (fiches rebus, fiches de production…)
• Valider les saisies de production et le pointage de présence du personnel

Administration des ventes

• Réceptionner la commande via mail ou par l’intermédiaire du service commercial et vérifier l’adéquation de celle-ci avec le devis
• Enregistrer la commande dans l’ERP (création dossiers) et créer les nouveaux articles dans l’ERP
• Analyser les programmes clients et réaliser les ordres de fabrication nécessaires
• Envoyer par mail les accusés de réception de la commande aux clients
• Mettre à jour si nécessaire les délais dans l’ERP et transmettre l’information aux clients de toute modifications, aléas
• Préparer les documents d’expédition des commandes (BL, document d’export…) et organiser les expéditions avec les transporteurs
• Etablir les factures clients
• Rassembler et émettre tous les éléments prévus au dossier de fabrication : planning, étiquettes, OF…
• Réaliser le classement des ordres de fabrication par client
• Réaliser la mise à jour du plan de progrès (plan d’amélioration de l’usine)
• Suivre les expéditions clients en lien avec les transporteurs
• Mettre à jour le planning du bureau d’études
• Tenir à jour les tableaux de tarifs fournisseurs de transports
• Valider les factures de transports et d’intérim

Savoir-être

• Bon relationnel : être à l’écoute, respectueux, diplomate et pédagogue
• Posséder des capacités d’organisation : faire preuve de polyvalence, savoir s’adapter, être rigoureux
• Faire preuve d’autonomie dans la gestion des priorités,
• Etre réactif et proactif : aller chercher les informations, faire des suggestions
• Respecter les règles environnementales
• Doit savoir défendre les intérêts de l’entreprise vis-à-vis de tous les intervenants extérieurs et faire preuve de discrétion professionnelle

Chez CASA JOB, nous croyons que chaque talent mérite un accompagnement humain et authentique. Groupe régional indépendant depuis 2009, nos 10 agences en région Centre réunissent des équipes passionnées, impliquées et proches de vous. Ici, on apprend à vous connaître pour vous proposer des opportunités qui vous ressemblent. Rejoignez nous vite sur notre site !

Il/Elle prend en charge le traitement administratif des dossiers clients de l’entreprise. En parallèle, il/elle assure des tâches de secrétariat pour l’ensemble du site.

Il/elle a un rôle d’appui administratif auprès du service commercial et d’interface client (service approvisionnement). Il/Elle peut être amené à avoir la responsabilités d’apprentis (1 ou 2).