Assistant support opérationnel H/F - Siège - CDI

Coca-cola European Partners; Issy-les-Moulineaux; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Coca-Cola European Partners recherche un assistant support opérationnel pour coordonner les flux liés aux équipements, aux partenaires et aux stocks, et pour faciliter les procédures administratives.

Le candidat gère les dossiers, aide à la formation interne et soutient le service de facturation, tout en assurant la traçabilité et le reporting des activités.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel.
• Notions d’anglais.
• Maîtrise de SAP et Salesforce.
• Connaissance ARIBA.

Responsabilités

• Coordonner les flux équipements, opérations partenaires et stocks.
• Gérer les dossiers administratifs et contrats.
• Mettre à jour les procédures internes et assister la facturation.
• Coopérer avec les équipes techniques et logistiques.
• Assurer le reporting et le suivi des performances.

Connaissances

Word avancé, Excel avancé

Anglais (notions)

SAP

Salesforce

Outils

Excel (outil)

SAP

Salesforce

ARIBA

Description du poste

Description :

L’assistant support operationnel coordonne les divers flux (équipements, opérations avec les partenaires, stocks…) et suit des procédures administratives afin de faciliter et d’optimiser les activités de l’entité.

Responsabilités principales :

1. Gestion administrative :

• Traiter et résoudre les dossiers administratifs sur les outils appropriés.
• Demander des avoirs en cas d’anomalies auprès des transporteurs.
• Mettre à jour et tenir les documents de formation interne sur les procédures et les activités.
• Réceptionner et archiver les contrats.
• Rédiger des procédures de gestion de l’activité.
• Accompagner le service facturation en préparant et en automatisant diverses procédures à l’aide de formulaires.
• Suivre les demandes de mise à jour des comptes clients (en lien avec Master Data).

2. Coordination interne et externe :

• Aviser la force de vente et les prestataires de toute anomalie sur les contrats, notamment pour les équipements détenus par les clients.
• Travailler avec les équipes techniques sur la création des types d’intervention et la planification des dates dans les systèmes.
• Coordonner le traitement des commandes avec les équipes logistiques et techniques pour organiser les livraisons.
• Répondre aux demandes des clients internes, externes, prestataires et fournisseurs.
• Entretenir des relations de partenariat avec les fournisseurs, les clients et les prestataires externes.

3. Support et relation client :

• Support de l’outil Salesforce ou Service Max pour les utilisateurs.
• Tester les mises à jour des outils
• Accompagner les initiatives et nouvelles prestations chez nos clients pour garantir leur succès et satisfaction.
• Répondre aux demandes des clients internes et externes.

4. Sécurité :

• Respecter le port des protections individuelles, les gestes et postures
• Respecter les procédures et des règles de sécurité
• Respecter les consignes de sécurité et de protection de l'environnement dans la manipulation des matériels et des produits

Activités spécifiques

5. Reporting et suivi logistique :

• Suivre la conformité des comptes clients.
• Effectuer les demandes d’échange standard de vitrines réfrigérées suite à des problèmes techniques.
• Suivre les litiges et anomalies (réclamations clients, demandes de mise à jour des comptes clients).
• Envoyer les statistiques aux Senior Manager Technique Terrain
• Proposer des outils pour améliorer les performances des call centers internes et externes.
• Réaliser des reportings / scorecard Call Center pour le pilotage de l’activité.

6. Maintenance préventive :

• Enregistrer dans le système pour générer une planification automatique des maintenances.
• Commander les pièces nécessaires aux interventions de maintenance.
• Contrôler, corriger et mettre à jour les codes articles pour les maintenances préventives saisies par les techniciens.
• Transmettre à la finance les éléments de la clôture mensuelle commerciale pour la maintenance préventive

7. Gestion des fluides frigorigènes :

• Suivre la consommation des fluides frigorigènes et gérer les stocks
• Déclarer les quantités de fluides utilisés, récupérés ou détruits.
• Tenir un inventaire précis des fluides frigorigènes.
• Gérer les déchets de fluides frigorigènes.

8. Gestion des équipements :

• Vérifier et traiter les flux d’équipements entre prestataires, corriger les anomalies de stock si nécessaire.
• Maintenir la cohérence des statuts des équipements entre SAP et les prestataires.
• Participer à la mise à jour du parc équipements.

Principaux interlocuteurs

Interne :

• Service client : échange d’information sur la facturation/émission de devis
• EQS/ Call Center : échange d’informations sur le pilotage de l’activité
• Service Client : échange d’informations sur la facturation et/ou les devis

Externe

• Clients : Transmission d’informations, suivi des dossiers
• Prestataires : Coordination et échange d’information
• Fournisseurs : Partage des informations de suivi sur les différentes commandes

Compétences techniques requises :

• Maitrise des outils bureautiques – Word et Excel avancé
• Notion d’anglais
• Maitrise de SAP et SALES FORCE
• Connaissance sur ARIBA

Compétences comportementales requises :

• Résolution de problèmes et pensée critique
• Organisation et rigueur
• Communication
• Collaboration
• Orientation client