Assistant administratif travaux et facturation (H/F)

Cyrillus; Amplepuis; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) travaux et facturation en CDI à Amplepuis (69). Vous assurerez le suivi administratif des chantiers et des dossiers du chargé d’affaires, ainsi que la facturation clients et le traitement des documents liés aux marchés.

Le poste implique la gestion des pièces justificatives, la préparation des bordereaux et le suivi des relations avec les clients et les fournisseurs.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et facturation exigée ou souhaitée.
• Maîtrise des outils de facturation et de suivi des comptes prorata.
• Connaissance des pièces et documents liés aux marchés et sous-traitance.

Responsabilités

• Suivi administratif des chantiers et des dossiers du chargé d’affaires.
• Gestion des facturations et des comptes prorata, et établissement des situations de travaux mensuelles.
• Réalisation et suivi des demandes d’avoir et de préfacturation; relance clients.
• Constitution et mise à jour des pièces d’appels d’offres (Kbis, assurances, qualifications).
• Gestion des factures fournisseurs et suivi des contrats de sous-traitance.

Connaissances

Gestion administrative

Facturation clients

Gestion dossiers marchés

ERP

GED

Outils

ERP

GED

Description du poste

Dans le cadre du prochain départ à la retraite d’une collaboratrice, nous recherchons notre futur(e) assistant(e) administratif(ve) travaux et facturation en CDI à Amplepuis (69).

Votre missions chez nous :

Gestion administrative des chantiers d’un chargé d’affaires

• Assurer le suivi administratif du dossier marché
• Gérer les demandes de renouvellements de cautionnements bancaires et garanties financières
• Assurer le suivi des retenues de garantie et des mainlevées
• Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs chantier confiés

Facturation clients des chantiers confiés

• Assurer le suivi des comptes prorata
• Etablir les situations de travaux mensuelles
• Etablir la préfacturation des chantiers confiés
• Gérer les demandes d’avoir et régularisation
• Réaliser et suivre les demandes d’acompte marché
• Assurer le suivi et la relance clients

Assistance aux appels d’offres

• Constituer les pièces demandées: Kbis, assurance, qualifications, certificats de capacité etc.
• Mettre à jour les documents administratifs de l’entreprise si besoin

Facturation fournisseurs

• Réceptionner et numériser les factures fournisseurs et BL chantier, puis alimenter la GED et ERP
• Comptabiliser les factures fournisseurs (vérification imputation comptable)
• Préparer les bordereaux de virement

Gestion des dossiers de sous-traitance

• Vérifier les documents obligatoires: validité des pièces Kbis, attestations fiscales, assurances etc.
• Rédiger le contrat de sous-traitance
• Assurer le suivi de la facturation: rapprochement BL/facture, classement des factures >300€

Assistanat d’exploitation

• Assurer le suivi et le renouvellement des dossiers Qualibat, Qualifelec, Professionnel du Gaz, Professionnel maintenance Gaz etc.
• Etablir et archiver les attestations de TVA à taux réduit
• Assurer le suivi des consuels et certificats Qualigaz
• Assurer le suivi administratif des sinistres chantier: déclaration des sinistres, suivi administratif du dossier jusqu’à clôture