Assistant Administratif service Accueil Durable et Bénévole F/H

Département d'Yvelines; France; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique française recherche un assistant administratif pour gérer l'activité du service concernant les dossiers des jeunes. Les responsabilités comprennent la constitution et le suivi des dossiers, la gestion logistique des rendez-vous, et la rédaction de documents internes. Une formation de type Bac à Bac+2 et de solides compétences bureautiques, notamment dans l'utilisation de SOLIS, sont requises. Le candidat doit faire preuve d'adaptabilité, de réactivité et de bonnes capacités rédactionnelles.

Qualifications

• Compétences confirmées en bureautique et outils de communication.
• Connaissance de l’organisation et des services départementaux est un atout.
• Compréhension des modalités d’intervention en matière d’aide sociale.

Responsabilités

• Gestion administrative de l’ensemble de l’activité du service.
• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers administratifs.
• Rédaction et production de documents administratifs.

Connaissances

Maitrise des outils informatiques (pack office, teams)

Compétences analytiques et de synthèse

Très bonnes capacités rédactionnelles

Formation

Formation de type Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent

Outils

SOLIS

Description du poste

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Sous l’autorité du chef de service ADB, l’assistant administratif aura la gestion administrative de l’ensemble de l’activité du service, suivi des dossiers des jeunes confiés au service et des accueillants.

Il possède des compétences confirmées en bureautique et outils de communication, notamment la maîtrise des outils métier qui tracent l’ensemble des actes posés par les professionnels et les usagers.

Il contribue au bon fonctionnement du service en assurant un soutien administratif fiable, structuré et réactif, permettant aux équipes opérationnelles de se consacrer pleinement à leur mission d’accompagnement des accueillants et des enfants.

Missions principales

• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers administratifs des enfants et des accueillants.
• Classement et archivage physique et numérique des documents.
• Vérification de la complétude des pièces et relances auprès des accueillants.
• Mise à jour régulière des bases de données internes
• Veille à la bonne saisie des données sur Solis

Organisation logistique et coordination

• Réception et traitement de l’information reçue par mail et distribution au bon interlocuteur
• Appui nécessaire aux professionnels dans la gestion des prises de rendez‑vous
• Envoi des convocations, réservations de salles et gestion de la logistique associée
• Préparation matérielle des réunions (émargements, supports, matériel)
• Coordination avec les intervenants internes et externes

Rédaction et production documentaire

• Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, notes internes, attestations, comptes rendus de réunions, supports pour les formations et réunions (présentations, documents pédagogiques)
• Mise à jour des documents types et procédures internes
• Appui pour production d’outils de communication (flyers, textes de communication, organisation des événements)

Suivi administratif des procédures

• Appui à la gestion et à la circulation des conventions, autorisations, documents légaux ou attestations
• Vérification des signatures et conformité des documents
• Classement, archivage et mise en conformité des pièces avec le cadre réglementaire

Suivi des indicateurs et consolidation des données

• Participation au suivi des indicateurs d’activité : tableaux de bord, statistiques, bilans
• Consolidation des données provenant des référents et mises à jour régulières
• Préparation de synthèses pour les réunions de pilotage

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Formation de type Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

Savoir-faire

• Maitrise des outils informatiques (pack office, teams), idéalement SOLIS
• Connaissance de l’organisation et des services départementaux est un atout supplémentaire
• Compréhension des modalités d’intervention en matière d’aide sociale
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Compétences analytiques et de synthèse, rigueur, capacité à structurer

Savoir-être

• Capacité d’adaptation et de réactivité
• Sens du service et de l’écoute
• Travail en équipe
• Savoir chercher et relayer l’information
• Savoir respecter les obligations de confidentialité et de discrétion
• Tenir les délais imposés par le cadre réglementaire