Secrétaire administratif

Sauvegarde 13; Marseille; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Sauvegarde 13 recherche un secrétaire administratif pour assurer les missions auprès du public et le volet administratif et RH. Vous saurez accueillir, orienter et aider les familles, assister la direction et saisir les éléments des dossiers.

Le poste requiert un diplôme en gestion et au moins 1 année d’expérience, avec esprit d’équipe, discrétion et rigueur exigés.

Qualifications

• Diplôme dans le domaine de la gestion administrative ou des ressources humaines.
• Minimum 1 an d’expérience sur un poste similaire.
• Capacité à travailler en équipe et à s’adapter.

Responsabilités

• Réaliser les missions auprès des publics (réception des appels, aide à la saisie des dossiers, échanges avec les parents).
• Gérer et classer les dossiers administratifs des familles et des enfants, réaliser des documents de gestion.
• Saisir les absences et les demandes d’accueil, mettre à jour les préinscriptions et les avenants de contrat.
• Participer à l’élaboration et au suivi des documents RH des salariés, assurer le respect du règlement de fonctionnement.

Connaissances

Travail en équipe

Sens de l’accueil

Discrétion et réserve

Rigueur et ponctualité

Organisation

Capacité de communication

Disponibilité

Formation

Diplôme en gestion administrative / RH

Outils

Logiciels métier

Description du poste

Les missions du secrétaire administratif (H/F) se répartissent ainsi :

Missions auprès du public

• Se déplace sur les 7 crèches
• Réceptionne les appels téléphoniques
• Répond aux questions d’ordre administratives
• Assiste la directrice pour les rendez-vous administratifs avec les parents sur la saisie des éléments du dossier (autorisations, contrats…)
• Envoie des mails destinés aux parents à la demande de la direction (menus, informations…)

Missions administratives

• Tient et classe les dossiers administratifs des familles et des enfants
• Réalise des documents de gestion à la demande de la direction
• Saisit dans le logicielde gestion les absences, demandes d’accueils occasionnels, les éventuelles modifications dans les préinscriptions
• Saisit les avenants au contrat après validation par la direction

Missions ressources humaines

• Participe à l’élaboration des contrats des salariés
• Réalise et assure le suivi de documents de gestion
• Saisi sur les logiciels métier
• Titulaire d’un diplôme dans le domaine de la gestion administration ou de la gestion des ressources humaines, vous avez au minimum 1 année d’expérience sur un poste similaire.
• Savoir travailler en équipe
• Connaître le règlement de fonctionnement
• Être capable de remettre en question ses pratiques professionnelles
• Avoir le sens de l’accueil
• Discrétion et réserve
• Efficacité, Rigueur, ponctualité et adaptabilité
• Sens de l’organisation
• Capacité de communication
• Disponibilité

#ET