Assistant Administratif Polyvalent - Organiser et Optimiser

ALEFPA; France; Hybrid; EUR 19,000 - 28,000; Full time

Job summary

ALEFPA recherche un secrétaire polyvalent pour assurer des fonctions variées au sein du secrétariat. Vous enregistrerez les factures, gèrerez les achats et assurerez le suivi des commandes et des livraisons, tout en préparant des devis et en assurant la relation avec les fournisseurs.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des professionnels et la direction, avec un diplôme de secrétariat et une aisance relationnelle attendus.

Qualifications

• Diplôme de niveau 3 dans le domaine du Secrétariat.
• Expérience souhaitée.
• Maîtrise de l’outil informatique.
• Aisance relationnelle, capacité d’écoute et de communication.

Responsibilities

• Enregistrement et suivi des factures.
• Gestion des achats et des approvisionnements : fournitures de bureau, produits d’entretien, petits équipements et divers besoins de la structure.
• Réalisation de devis et recherche de fournisseurs, en veillant au meilleur rapport qualité/prix.
• Comparaison des offres et tarifs fournisseurs, suivi des commandes et des livraisons.
• Suivi des véhicules : assurances, entretien, contrôles, procès-verbaux et démarches liées au parc automobile.
• Réalisation et mise en forme des courriers et documents destinés à l’extérieur.
• Préparation et mise en forme de comptes rendus de réunion et leur diffusion.
• Classement, enregistrement et envoi des courriers et documents.
• Gestion et suivi des clés de l’établissement et des accès.
• Suivi des besoins matériels et logistiques en lien avec les services.

Skills

Informatique

Aisance relationnelle

Écoute active

Communication

Education

Diplôme de niveau 3 dans le domaine du Secrétariat

Job description

ALEFPA recherche un secrétaire polyvalent pour assurer des fonctions variées au sein du secrétariat. Vous enregistrerez les factures, gèrerez les achats et assurerez le suivi des commandes et des livraisons, tout en préparant des devis et en assurant la relation avec les fournisseurs.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des professionnels et la direction, avec un diplôme de secrétariat et une aisance relationnelle attendus.