Assistant administratif H/F

Rhizome IT; La Madeleine; Hybrid; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Rhizome IT recherche un assistant ou une assistante administrative pour soutenir les équipes commerciales et recrutement. Vous assurez la gestion des dossiers des consultants, la préparation des contrats et le suivi comptable.

Poste polyvalent basé à La Madeleine, exigeant rigueur, organisation et sens du service, avec contact humain et travail en autonomie.

Qualifications

• Formation Bac+2 exigée (ou équivalent) et expérience similaire appréciée.
• Maîtrise du Pack Office ou Google Workspace et orthographe irréprochable.
• Bonne organisation, discrétion et autonomie, sens du service.

Responsibilities

• Constituer et tenir les dossiers des consultants freelances en mission (Kbis, URSSAF, RC Pro).
• Préparer les contrats et suivre les bons de commande des clients en lien avec l’équipe commerciale.
• Assurer le suivi administratif du personnel (arrivées, départs, congés, mutuelle).
• Classer, archiver et dématérialiser les documents dans le respect du RGPD.
• Collecter les comptes rendus et préparer la facturation clients.
• Suivre les règlements et relancer les retards de paiement.
• Gérer l’accueil téléphonique, le courrier, les agendas et les rendez-vous.
• Veiller au bon fonctionnement de l’agence (fournitures, prestataires, événements internes).

Skills

Rigueur

Organisation

Sens du service

Education

BTS Support à l’action managériale

BTS GPME

BUT GEA

Tools

Pack Office / Excel

Google Workspace

Notion

CRM

Logiciel de facturation

Job description

Depuis plus de 13ans, Rhizome IT accompagne les directionsinformatiques dans la recherche de leurs compétences externes. Basés à LaMadeleine, nous mettons en relation grands comptes et consultantsfreelances, avec à chaque mission un seul profil: le bon.

Pour épauler nos équipes commerciales et recrutement au quotidien, nousrecherchons un assistant ou une assistante administrative. Véritable pivot del’agence, vous veillez à ce que chaque mission démarre et se déroulées sur de bonnes bases: dossiers des consultants, contrats, facturation et organisation.

Un poste polyvalent au cœur de l’agence, pensé pour une personneorganisée, qui aime que chaque dossier soit carré et qui apprécie le contacthumain.

• Constituer et tenir à jour les dossiers des consultants freelances en mission (Kbis, attestations URSSAF, assurance RC Pro…)
• Préparer les contrats de prestation et suivre les bons de commande de nos clients, en lien avec l’équipe commerciale
• Assurer le suivi administratif du personnel: arrivées, départs, congés, mutuelle
• Classer, archiver et dématérialiser les documents dans le respect du RGPD
• Collecter les comptes rendus d’activité mensuels des consultants et préparer la facturation clients
• Suivre les règlements, relancer les retards de paiement et transmettre les pièces à l’expert-comptable
• Gérer l’accueil téléphonique, le courrier, les agendas et l’organisation des rendez-vous
• Veiller au bon fonctionnement de l’agence: fournitures, prestataires, événements internes

Profil recherché

Rigueur Organisation Sens du service

• Formation Bac+2 (BTS Support à l’action managériale, BTS GPME, BUT GEA…) ou expérience équivalente d’au moins 2ans sur un poste similaire; une première expérience en ESN, cabinet de recrutement ou société de conseil est un plus.
• Vous maîtrisez le Pack Office (Excel en particulier) ou Google Workspace, vous prenez vite en main un nouvel outil (CRM, logiciel de facturation) et votre orthographe est irréprochable. Une connaissance de Notion serait un plus.
• Vous savez gérer les priorités, travailler en autonomie et faire preuve de discrétion avec les informations confidentielles (contrats, tarifs, données personnelles).
• Poste basé à La Madeleine, à pourvoir rapidement. Ouvert à toutes et à tous: chaque candidature est étudiée avec la même attention, y compris celles des personnes en situation de handicap.