Assistant administratif — H/F - CDD - 3 mois

POLE SANTE - Maison des Adolescents; Bordères-sur-l'Échez; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

POLE SANTE - Maison des Adolescents cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’accueil du public et la gestion des rendez-vous, ainsi que le traitement administratif du courrier et des données entrantes/sortantes.

Vous renforcerez les missions administratives de la MDA et contribuerez à l’organisation des événements, au suivi des plannings, à la préparation des réunions et à l’alimentation du calendrier d’activité mensuel.

Responsibilities

• · Assurer l’accueil du public physique et téléphonique, gérer les prises de RDV et reports, réaliser le traitement administratif des courriers et données entrantes/sortantes
• · Assurer un renfort sur les missions administratives de la MDA de manière transversale
• · Mise en œuvre d’extraction de données d'activité du logiciel métier, en lien avec la CDS et la chargé.e de communication
• · Appui aux aspects organisationnels des opérations de déménagement, aménagement
• · Appui de la CDS aux modifications programmées ou non des plannings de l’équipe sur les différentes missions (équipe mobile, accueil, site de Roubaix, site de Lille, permanences d’accueil sans RDV, permanences extérieures)
• · Administration d'un outil de suivi d'activités global au service : Calendrier d'activité mensuel : alimenter , recueillir les informations, contrôle de cohérence avec le logiciel métier, mise à jour, communication
• · Appui à la planification des entretiens de collaboration et préparation des données, en lien avec la chargée de communication
• · Appui à la planification des temps de travail / réunions, en lien avec les systèmes d’informations métiers et Outlook
• · Appui à la préparation des réunions : invitations, OJ
• · Appui au suivi des réponses liées aux sollicitations partenariales, demandes de stages etc.
• · Soutien à l’organisation des événements MDA

Job description

• · Assurer l’accueil du public physique et téléphonique, gérer les prises de RDV et reports, réaliser le traitement administratif des courriers et données entrantes/sortantes
• · Assurer un renfort sur les missions administratives de la MDA de manière transversale
• · Mise en œuvre d’extraction de données d'activité du logiciel métier, en lien avec la CDS et la chargé.e de communication
• · Appui aux aspects organisationnels des opérations de déménagement, aménagement
• · Appui de la CDS aux modifications programmées ou non des plannings de l’équipe sur les différentes missions (équipe mobile, accueil, site de Roubaix, site de Lille, permanences d’accueil sans RDV, permanences extérieures)
• · Administration d'un outil de suivi d'activités global au service : Calendrier d'activité mensuel : alimenter , recueillir les informations, contrôle de cohérence avec le logiciel métier, mise à jour, communication
• · Appui à la planification des entretiens de collaboration et préparation des données, en lien avec la chargée de communication
• · Appui à la planification des temps de travail / réunions, en lien avec les systèmes d’informations métiers et Outlook
• · Appui à la préparation des réunions : invitations, OJ
• · Appui au suivi des réponses liées aux sollicitations partenariales, demandes de stages etc.
• · Soutien à l’organisation des événements MDA