Assistant administratif (H/F)

CC BIEVRE ISERE; Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs; On-site; EUR 11,000 - 13,000; Part time

Benefits offered by this job

Mutuelle santé

Prévoyance employeur

Titres restaurant

Forfait Mobilités Durables

Job summary

CC Bièvre Isère recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)mi-temps pour soutenir la direction Transition écologique et Mobilités et l'équipe composée de 5 agents. Vous assurez l'accueil, la gestion logistique, et la préparation des commissions avec rédaction de comptes rendus et suivi des missions.

Vous organisez les réunions, créez les tableaux de bord et assurez la gestion des outils bureautiques. Poste à Saint-Étienne de Saint-Geoirs, horaires réguliers et cadre d'emploi des adjoints

Qualifications

• Expérience avérée en collectivités territoriales appréciée
• Maîtrise des règles rédactionnelles et ortographes
• Notions de gestion de projet souhaitables
• Bonne capacité d'organisation et autonomie

Responsibilities

• Préparer les commissions et réunions d'équipe et assurer leur suivi
• Rédiger convocations, diaporamas et comptes rendus, et assurer leur logistique
• Organiser l'ordre du jour des réunions et suivre les délais
• Assurer l'accueil téléphonique et physique et orienter vers le chargé de mission
• Organiser réunions/événements et prendre notes pour la directrice
• Créer et suivre des tableaux de bord et aider à l'utilisation des outils
• Classement et arborescence du réseau et suivi des dossiers

Skills

Classement de documents

Gestion d'agenda

Note et compte rendu

Réponses écrites et orales

Job description

La Direction Transition écologique et Mobilités a pour mission d'orchestrer et mettre en œuvre en transversalité les transitions (Climat, Air, Energies, Mobilités, GEMAPI, Biodiversité, Forêts) sur le territoire de Bièvre Isère.Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, vous apportez une aide permanente à la directrice et une aide régulière à l'équipe Transition écologique et Mobilités (5 agents).

Et plus spécifiquement :

Vous assurez la préparation des commissions et des réunions d'équipe :

• Vous élaborez et assurez le suivi des rétroplanning annuels des commissions
• Vous préparez le cadre des convocations, diaporamas et comptes rendus des commissions et organisez la logistique
• Vous envoyez les invitations, préparer les fiches de présence et envoyer les comptes rendus des commissions
• Vous coordonnez l'élaboration de l'ordre du jour des réunions d'équipes, envoyer les invitations et les comptes rendus
• Vous veillez au respect des délais fixés en réunion d'équipe dans l'exécution des missions de l'équipe

Vous apportez une aide administrative et logistique à la directrice :

• Vous organisez les réunions ou évènements à l'initiative de la directrice
• Vous prenez des notes et formalisez tout document bureautique nécessaire à la directrice

Vous accompagnez l'équipe via la création et/ou l'aide à la prise en main d'outils :

• Vous créez et suivez des tableaux de bord d'activités de la direction
• Vous appuyez l'équipe dans l'utilisation des outils GMAO, Webex, Maileva, FAST, GED
• Vous établissez ponctuellement des bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL

Vous classez, organisez, formalisez et suivez tout type de document bureautique :

• Vous organisez sur le réseau l'arborescence des dossiers administratifs de la direction
• Vous organisez le classement des conventions avec les partenaires et des courriers reçus et envoyés
• Vous assurez l'envoi et le suivi des courriers
  • Vous créez ou mettez à jour les modèles de courriers, notes, comptes rendus, diaporamas

Vous assurez l'accueil de la direction :

• Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction
• Vous apportez les réponses de premier niveau avant d'orienter vers le.la chargé.e de mission dédié.e de l'équipe

PROFIL RECHERCHE

• Vous avez une expérience avérée en collectivités territoriales
• Vous avez l'expérience des processus administratifs et logistiques
• Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques
• Vous maîtrisez strictement les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques
• Vous avez des notions de gestion de projet
• Vous vous exprimez à l'oral et à l'écrit avec un formalisme adapté à votre interlocuteur
• Vous êtes doté.e d'une grande discrétion professionnelle et respectez l'obligation de confidentialité
• Vous travaillez avec rigueur, respectez les délais et avez le sens de l'organisation
• Vous savez travailler en équipe et faites preuve d'autonomie et de réactivité

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Poste à mi-temps (50%) basé à Saint-Etienne de Saint-Geoirs
• Ouvert sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
• Travail de bureau - Horaires réguliers
• Salaire brut minimum 1 083 € (selon situation indiciaire si titulaire et selon expérience si contractuel) + CIA (prime annuelle)
• Protection sociale : participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance
• Action sociale : COS38, amicale du personnel et titres restaurant
• Forfait Mobilités Durables

Compétences:

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Répondre aux demandes d'information internes et externes

Expérience: Débutant accepté

Qualites Professionnelles:

• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.