Assistant administratif (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybride; EUR 20 000 - 31 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) auprès des élus au sein de la DGACPAJ. Vous assurez l’organisation des agendas, le traitement des courriers et mails, l’accueil et le suivi des dossiers.

Vous participerez à la logistique des réunions, préparerez les dossiers et collaborerez avec les services et partenaires. Profil Bac à Bac+2 et formation secrétariat exigés; autonomie, rigueur et sens du service public requis. Temps plein.

Qualifications

• Niveau Bac à Bac+2 exigé, formation secrétariat ou assistant souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à saisir des informations avec précision.
• Aptitude à gérer l’agenda, l’accueil et le classement des documents administratifs.

Responsabilités

• Organisation et gestion des agendas des élus et coordination avec les secrétariats.
• Traitement des invitations, courriers et mails; accueil et orientation des interlocuteurs.
• Préparation des dossiers de réunion, ordres du jour et réservation de salles.
• Suivi des dossiers, archivage et classement numérique.
• Participation à la logistique des sessions et à la relecture des documents.

Connaissances

Rigueur et méthode

Aisance rédactionnelle

Autonomie

Gestion du temps

Capacité d’écoute

Formation

Bac+2

Formation secrétariat/assistant

Outils

Word

Excel

Logiciels métiers

Description du poste

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Informations générales / Identification du poste

Type d'offre Offre d'emploi

Je cherche un poste dans service

Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent

Durée du CDD

Date de début souhaitée

Conditions statutaires

Cadre d'emploi

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique Bouches du Rhône

Direction Générale DGA ACHATS, COMMANDE PUBLIQUE ET AFFAIRES JURIDIQUES

Direction déléguée

Direction DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET JURIDIQUES

Service SERVICE ASSEMBLEES ET COMMISSIONS

Lycée

Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe achats, commande publique et affaires juridiques (DGACPAJ) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur est au cœur de la sécurisation juridique et de la conservation de l’ensemble des actes de la collectivité régionale et de l’organisation des instances délibératives et consultatives. En charge également de la passation et du contrôle des contrats de commande publique, elle assure un pilotage tant juridique qu’économique des achats de la collectivité.

Description hiérarchie de proximité La Direction générale adjointe achats, commande publique et affaires juridiques (DGACPAJ) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur est au cœur de la sécurisation juridique et de la conservation de l’ensemble des actes de la collectivité régionale et de l’organisation des instances délibératives et consultatives. En charge également de la passation et du contrôle des contrats de commande publique, elle assure un pilotage tant juridique qu’économique des achats de la collectivité.

Fonction d'encadrement

Objectif du poste

Assurer un appui administratif et organisationnel auprès des élus (Présidents de Commission et/ou Vice-Présidents) :

• Organisation et gestion des agendas
• Traitement des informations, courriers et mails
• Accueil physique et téléphonique
• Préparation et suivi des dossiers
• Logistique des réunions et sessions
• Classement et archivage

Activités

• Gestion des agendas des élus et coordination avec les secrétariats
• Traitement des invitations, courriers, scans et transmissions
• Mise en forme de courriers et notes, classement et archivage numérique
• Préparation des dossiers de réunion, ordres du jour, réservation de salles
• Suivi des tableaux d’équipe et mise à jour régulière
• Echanges réguliers avec la Chefferie de cabinet, le groupe et les directions opérationnelles (notamment les services des représentations et presse)
• Gestion des représentations du Président et déplacements des élus
  • Vérification et préparation des éléments (notes, discours)
  • Organisation des déplacements : ordres de mission, transport, hébergement
  • Saisie et suivi des notes de frais
  • Echanges réguliers avec l’unité des élus, la Chefferie de cabinet et le groupe, les services représentations et planification)
• Gestion des sessions
  • Organisation des pré-CET et suivi des dossiers CET
  • Lecture des ordres du jour et vérification des concordances (n° de rapport, déports, consignes de vote)
  • Préparation des dossiers AP/CP : transmission des ordres du jour, fiches «résumés», Questions/Réponses
  • Collecte des informations pour la réservation des nuitées avant plénière
  • Transmission des vouchers aux élus
  • Participation à la relecture et correction des lettres après-vote
  • Consultation de la Kbox et téléchargement des éléments pour transmission aux élus

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profil recherché

Savoirs théoriques complémentaires

Savoirs théoriques complémentaires

Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution

Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil

Savoir-faire

• Aisance rédactionnelle et orale
• Disposer d’une organisation méthodique (organiser, prioriser)
• Capacité de gérer plusieurs élus à la fois et de savoir rendre compte
• Travailler en transversalité avec capacité d’anticipation
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Créer et suivre des tableaux de bords, gérer des bases de données
• Saisir, mettre en forme des courriers et créer des publipostages
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et logiciels spécifiques

Savoir-être

• Faire preuve de méthode, d’organisation et de disponibilité (travailler sur des plages horaires étendues)
• Autonomie, rigueur, réactivité et polyvalence
• Aptitudes rédactionnelles, relationnelles et capacité d’écoute
• Sens du travail en équipe et du service public
• Devoir d'information, d'alerte et de réserve
• Discrétion et confidentialité

Formations et diplômes

Niveau Bac à Bac +2

Formation de secrétariat ou d'assistant ou expérience équivalente

Afin de ne pas perdre de temps, est-il possible d'ouvrir le poste en interne ET en externe ?

Profil recherché

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Amplitude horaire variable en fonction des fortes contraintes propres aux missions des élus, dans le respect et l’aménagement du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public. Temps complet.