Assistant Administratif du CFA H/F

GIP - FCIP de l'académie de Toulouse; Tarbes; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

GIP-FCIP de l'académie de Toulouse recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer l'accueil, la gestion des dossiers des apprentis et le suivi administratif des formations en lien avec l'UFA et le CFAA.

Vous serez en charge de l'accueil physique et téléphonique, de la saisie des plannings, de l'envoi de documents et du suivi des inscriptions et examens, avec une forte orientation qualité et service au public.

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des procédures administratives.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et à communiquer avec divers interlocuteurs.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les apprentis et le public.
• Gérer les demandes téléphoniques et mails et les orienter vers le bon interlocuteur.
• Suivre les dossiers d'inscription et de parcours des apprentis.
• Éditer les documents administratifs et assurer le suivi financier.
• Mettre à jour les logiciels et bases de données (Yparéo, SharePoint, Pronote).
• Participer à la démarche qualité et aux enquêtes du dispositif.
• Collaborer avec le DDFPT, le coordonnateur et les équipes pédagogiques.

Connaissances

Accueil physique

Gestion administrative

Secrétariat

Informatique

Outils

Yparéo

SharePoint

Pronote

Description du poste

Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentisAssurer l'accueil des apprentis (personnel référent),Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, .),Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,Conseiller les usagers,Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur : GRC, pack entreprise, pack apprentiGérer administrativement le suivi des apprentisAide à l'élaboration du contrat d'apprentissage,Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil,Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE Saisie des EDT et des calendriers d'alternance,Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo,Générer et envoyer les comptes net-Yparéo des apprentis, des maîtres d'apprentissage et des formateurs,Editer et envoyer les bulletins de classe + dépôt sur Yparéo,Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA,Informer périodiquement l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT.) par courrier ou mail et informer systématiquement les médiateurs,Participer à la journée porte ouverte de l'UFA,Gestion des demandes de permis des apprentisGestion des apprentis à l'internat,Gestion des demandes de mini-stages,Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis,Générer les différents documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations de fin de formation, attestations d'acquis, les certificats d'apprentissage, conventions ordinateursAssurer le suivi administratif et financier de la formationTenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs,Vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo par les formateurs, accompagner les formateurs, mettre à jour les fiches administratives,Mettre à jour le fichier de suivi sur Sharepoint,Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis,Blocage hebdomadaire des heures des formateurs,Générer les avenants aux contrats de mission des formateurs,Contrôler et éditer les états de service faits (heures FAF et HP),Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote),Effectuer les tâches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique.),Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT,Générer les recueils d'informations pour différentes enquêtesSaisir les résultats aux examensDémarche QualitéParticiper à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP-FCIP,Réalisation des différentes enquêtes dans le cadre de la démarche qualité