Assitant(e) des activités H/F

Ufcv; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

UFCV à Clermont-Ferrand recherche un chargé(-e) administratif(-ve) formation pour assurer le suivi administratif des actions de formation professionnelle et leRelations avec les usagers, les financeurs et les partenaires.

Vous saisirez les catalogues, traiterez les demandes de devis et d’inscription, et garantirez la cohérence des dossiers de financement et de rémunération des stagiaires. Expérience en gestion administrative souhaitée et travail en équipe est clé.

Qualifications

• Bac à Bac+2 type gestion administrative requis ou équivalent.
• Expérience en gestion administrative souhaitable (1 an minimum).
• Connaissance des outils informatiques et des procédures d’inscription et de financement appréciée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires.
• Traitement des devis et des demandes d’inscription; renseignement sur les services.
• Saisie des catalogues de formation et suivi des dossiers de financement.
• Gestion des inscriptions dans les logiciels et suivi de l’assiduité des stagiaires.
• Réalisation des relances et suivi administratif et financier des actions de formation.

Connaissances

Gestion administrative

Excel

Accueil téléphonique

Organisation

Rigueur

Formation

Bac à Bac+2 gestion administrative

Description du poste

Le poste a pour objet d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité formation professionnelle, en lien direct avec le responsable d’activité. Il doit notamment permettre:

• de fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;
• de participer au traitement du suivi administratif des actions de formation professionnelle.

Fonctions et responsabilités :

Missions en relation avec les usagers et partenaires:

• Accueil physique et téléphonique
• Traitement des boîtes mail dédiées
• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription
• Traiter les demandes de devis
• Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des activités :

• Saisie des catalogues de formation sur les logiciels internes et externes
• Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs
• Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et/ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation; préparation des documents, des départs ; confirmations clients ; relances clients, etc.); aide à la constitution, saisie des dossiers de rémunération des stagiaires
• Traitement de l’assiduité des stagiaires sur les différents logiciels internes et externes
• Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies
• Suivi des réalisations des stagiaires
• Participer à l’élaboration des bilans d’action
• Assurer diverses tâches de secrétariat

FORMATION: Bac à Bac +2 type gestion administrative

COMPETENCES:

Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur.

Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées.

Travail en équipe et adaptabilité seront de mise.

EXPERIENCE: au moins 1 an dans un poste de gestion administrative.

La connaissance du secteur associatif, du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus.

Date d'entrée souhaitée : 7 septembre 2026

Rémunération : 1912.59€ brut (Catégorie B indice 265 CCN ECLAT)