Chargé(e) d'Accueil / Assistant(e) de Vie Scolaire (H/F)

Bassin de Pompey; Marly; Sur place; EUR 10 000 - 12 000; Temps partiel

Résumé du poste

Le GRETA-CFA Lorraine Nord recrute un(e) Chargé(e) d'Accueil / Assistant(e) de Vie Scolaire pour l'UFA André Citroën de Marly. Poste à temps partiel (50%), il combine accueil, archivage et soutien administratif des apprentis.

Vos missions incluent l'accueil téléphonique, l'archivage des dossiers, le suivi des absences et des visites en entreprise, ainsi que la mise à jour de Pronote et le respect de la confidentialité.

Qualifications

• Repérer et saisir les dossiers administratifs des apprentis.
• Maîtriser l'archivage et le classement des documents.
• Gérer l'accueil et les échanges avec apprentis, familles et entreprises.
• Connaître les règles liées à l'apprentissage et à Pronote.
• Respecter la confidentialité et travailler avec rigueur.

Responsabilités

• Archivage: archivage des dossiers, classement et création.
• Accueil téléphonique: réception et orientation des appels entrants.
• Gestion des retards et absences des apprentis et information des concernés.
• Encadrement des apprentis en cas d'absence d'un formateur.
• Mise à jour de Pronote et suivi du livret de l'apprenti.
• Organisation et affectation des visites en entreprise.

Connaissances

Sens de l'accueil et relation avec le

Bonne maîtrise du français

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur dans le classement et archiv

Organisation et autonomie

Travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Outils

Pronote

Description du poste

CONTEXTES : Le GRETA-CFA Lorraine Nord est un Centre de Formation Professionnelle dont l'objectif est d'assurer la formation continue de salariés, de demandeurs d'emploi et la réalisation de formations par apprentissage.

Le GRETA-CFA Lorraine Nord recherche un(e) Chargé(e) d'Accueil / Assistant(e) de Vie Scolaire à l'UFA André Citroën de Marly.

Missions Principales :-

• Archivage : archivage des dossiers de l'année précédente, création des dossiers, classement des documents de l'année en cours
• Accueil téléphonique : réception et orientation des appels entrants
• Gestion des retards et absences des apprentis : enregistrement, suivi et information des personnes concernées
• Encadrement des apprentis en cas d'absence d'un formateur
• Mise à jour de Pronote et suivi du livret de l'apprenti
• Organisation et affectation des visites en entreprise

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :-

• Sens de l'accueil et de la relation avec le public (apprentis, familles, entreprises)
• Bonne maîtrise de la langue française
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Pronote
• Rigueur dans le classement et l'archivage des documents
• Capacité d'organisation et d'autonomie
• Travail en équipe
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Savoir-Faire :

• Saisir et mettre à jour des dossiers administratifs
• Suivre l'évolution d'un contrat ou d'un dossier
• Traiter l'information (collecter, classer, mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne
• Assurer la continuité d'un service en cas d'absence

Savoirs :

• Bases de données Yparéo et Siècle
• Réglementation de l'apprentissage
• Méthodes de classement et d'archivage
• Outils bureautiques

CONDITIONS D'EXERCICE : Poste à temps partiel (50%), du lundi au vendredi de 08h00 à 12h00, au sein de l'UFA André Citroën (Marly).