Assistant administratif CFA H/F

GIP Compétences; Guyancourt; Sur place; EUR 21 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

GIP Compétences recrute pour le CFA académique de l’académie de Versailles une assistante administrative, rôle clé dans le support à la responsable de service et interface avec les UFA et les services DRAFPIC-SV.

Vous assurez l’accueil, la gestion des dossiers, la mise à jour des tableaux et le suivi des formations, avec une maîtrise du YPAREO et du Pack Office.

Qualifications

• Connaissance du progiciel YPAREO souhaitée, formation interne possible par CFA académique.
• Maîtrise du Pack Office exigée.

Responsabilités

• Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service.
• Suivre les demandes d’ouverture de formation et mettre à jour les tableaux.
• Répondre aux UFA et informer le CFA en interne.
• Mettre à jour et suivre le portail NET CANDIDAT.
• Elaborer et suivre les conventions de création d’UFA et mettre à jour le tableau.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement, gérer le courrier et sa traçabilité.
• Assurer l’interface avec interlocuteurs externes et internes (prises de rdv, entretiens).
• Planifier les entretiens annuels et préparer les documents supports.
• Mettre à jour les tableaux des congés, télétravail et TIPI et transmettre les informations.
• Saisir et mettre en forme des documents et les diffuser.
• Organiser les réunions: logistique et comptes rendus.
• Saisir et mettre à jour des bases de données.
• Contribuer au déploiement de la démarche qualité.

Connaissances

Gestion du temps

Priorisation

Organisation

Réactivité

Rigueur

Esprit d’initiative

Autonomie

Savoir-être

Formation

Bac +2 minimum

Outils

Pack Office

Description du poste

DESCRIPTION DE L’EMPLOYEUR

L'académie de Versailles, la première de France par l’importance de ses effectifs, regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95).

Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves dans le premier et le second degré, soit près de 10% des effectifs scolarisés de la France, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).

Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle.

En appui de la politique de développement et de l’accompagnement de la formation professionnelle portée par la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue - Site Versailles (DRAFPIC-SV), le GIP-FCIP gère, pour l’académie de Versailles, les activités des structures et dispositifs suivants :

• le Centre Académique de Formation Continue (CAFOC)
• le Centre de Formation des Apprentis (CFA académique)
• le Dispositif Académique Bilan et Mobilités (DABM)
• le Dispositif Académique de Validation des Acquis d’Expérience (DAVA)
• les Fonds Européens Structurels et d’Investissement (FESI)
• les Instituts de Formation des Aides-Soignants et Auxiliaires de Puériculture (IFAS/IFAP)
• le service Développement et Appel d’Offres (DEV/AO)

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

• Activités du service : Le service apprentissage du GIP FCIP de l’académie de Versailles, nommé « CFA académique », a pour objectif de fédérer sous son égide, l’ensemble des unités de formation par apprentissage (UFA) de l’académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d’apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des établissements privés.
• Composition et effectifs : Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20 personnes assure l’ensemble des missions dédiées à ce service.
• Liaisons hiérarchiques : Responsable administratif du CFA académique
• Liaisons fonctionnelles : autres services du GIP-FCIP

DESCRIPTIF DU POSTE

Assure l’assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l’interne et à l’externe.

Missions principales

• Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service
• Assurer le suivi des demandes d’ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.
• Assurer la réponse aux UFA et l’information interne au CFA en lien avec la responsable de service
• Assurer la mise à jour, la gestion et l’information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d’inscription des candidats…)
• Elaborer, transmettre et suivre les conventions de création d’UFA, mettre à jour le tableau de suivi
• Assurer l’accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.
• Être un appui au responsable de service dans la communication : assure l’interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.
• Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de rdv, entretiens)
• Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)
• Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser
• Assurer la logistique, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions
• Saisir et mettre à jour des bases de données
• Être en appui au déploiement de la démarche qualité

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITÉES

Savoirs

• Connaissance du progiciel de gestion des apprentis YPAREO souhaitée. Le cas échéant, une formation interne sera assurée par le CFA académique
• Maitrise du Pack Office

Savoir-faire

• Savoir gérer son temps, établir des priorités…
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Rigueur / Fiabilité

Savoir-être

• Avoir l’esprit d’initiative, être autonome dans son travail.
• Être disponible et à l’écoute
• Sens relationnel
• Savoir travailler en équipe

Profil requis : Bac +2 minimum et expérience dans le domaine de la formation si possible

SPECIFICITES DU POSTE

Conditions particulières d’exercice : Sujétions en termes d’horaires et charge de travail lors des pics d’activité notamment lors de la rentrée scolaire et en fin d’année scolaire

Encadrement : NON

Conduite de projet : NON

Nombre d’agents encadrés par catégorie : … A - … B - …C

Type de profil : débutant intermédiaire confirmé expert

Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de l’assistanat administratif

Type de parcours académique souhaité : Bac général, Bac STMG, Bac pro AGORA, jusqu’à BTS et DUT

Autre : Fourchette de rémunération indicative : de 1 900€ à 2 100 € bruts mensuels

(Positionnement en fonction des diplômes académiques et de l’expérience professionnelle du candidat, en lien avec le poste)

PERSONNE À CONTACTER

Madame Paula SOUBEYRAN, Responsable du service de Ressources Humaines DRAFPIC-GIP