Assistant Administratif de Pôle - Télétravail & Budget

Melesse; Le Bas Bourg; Remoto; EUR 26.000 - 37.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

La ville de Melesse recrute un adjoint administratif pour assurer l’accueil, l’orientation des demandes et le pilotage administratif et budgétaire du pôle. Le poste implique une gestion des requêtes des administrés et des partenaires, avec rédaction de courriers et suivi des procédures internes.

Expérience confirmée requise; travail en autonomie, sens de l’équipe et discrétion exigés. Télétravail possible selon les besoins du service; poste permanent ouvert dans le cadre d’un remplacement suite

Competenze

• Formation et/ou expérience professionnelle dans les domaines d'activité du poste.
• Connaître l'environnement institutionnel de la FPT.
• Maîtriser les écrits professionnels et les outils numériques.
• Savoir travailler en autonomie et planifier ses missions.
• S'adapter aux imprévus et sollicitations.
• Avoir le sens du travail en équipe, de la solidarité et de l'intérêt général.
• Respecter la discrétion requise.
• Être force de proposition.
• Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires.

Mansioni

• Gérer l’accueil physique et téléphonique,
• Recevoir et orienter les demandes (BetterStreet, mails)
• Hiérarchiser des demandes selon leur caractère d'urgence
• Gérer le flux quotidien de la boite mail du service
• Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc)
• Rechercher et proposer des solutions aux problématiques des administrés
• Apporter un soutien administratif aux agents du pôle dans les domaines financier, technique et administratif
• Faciliter et sécuriser les procédures internes
• Apporter une aide administrative auprès du responsable du pôle et du responsable du centre technique
• Assurer la gestion de dossiers transversaux
• Participer aux réunions de services et de pôle
• Créer et mettre à jour les tableaux de suivi et procédures
• Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service
• Créer et effectuer la mise à jour des supports administratifs
• Saisir les congés validés des agents du pôle
• Rendre compte au responsable du pôle des demandes et informations concernant la commune
• Assurer un suivi de l’exécution budgétaire (fonctionnement/investissement) de l’ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources (Finances et commande publique)
• Vérifier les pièces comptables (devis, contrats et marché)
• Contrôler la cohérence des factures avec les devis
• Points réguliers avec les chefs d’équipe sur les soldes de lignes budgétaires

Descrizione del lavoro

La ville de Melesse recrute un adjoint administratif pour assurer l’accueil, l’orientation des demandes et le pilotage administratif et budgétaire du pôle. Le poste implique une gestion des requêtes des administrés et des partenaires, avec rédaction de courriers et suivi des procédures internes.

Expérience confirmée requise; travail en autonomie, sens de l’équipe et discrétion exigés. Télétravail possible selon les besoins du service; poste permanent ouvert dans le cadre d’un remplacement suite