Assistant(e) administratif(ve) - pôle juridique, commande publique, foncier, ressources documentaires - H/F

FUNECAP GROUPE; Bordeaux; Hybrid; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurants

Mutuelle / Prévoyance

Intéressement

Télétravail

Job summary

FUNECAP GROUPE recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la responsable du pôle et l'équipe de 11 personnes. Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la rédaction de courriers et la gestion des plannings et déplacements, ainsi que le suivi des dossiers.

Vous travaillerez en autonomie ou en soutien et participerez à l’organisation des instances de gouvernance, au classement et à l’archivage des documents. Télétravail possible et salaire sur 13 mois.

Qualifications

• Assurer l'accueil téléphonique et physique et la gestion du courrier.
• Rédiger des courriers, gérer les plannings et les déplacements.
• Gérer des dossiers confiés et/ou en autonomie.

Responsibilities

• Assurer l'accueil téléphonique et physique et la gestion du courrier.
• Rédiger des courriers et gérer les plannings et déplacements.
• Autonomie ou participation au traitement de dossiers.
• Assurer le 1er niveau de réponse pour la cellule commande publique et veiller à la conformité des documents.
• Mettre à jour fichiers et bases de données et garantir fiabilité et complétude.
• Contribuer à l'organisation des instances de gouvernance (Bureaux, CA).
• Classer et archiver les dossiers et documents.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion courrier

Secrétariat

Rédaction de courriers

Gestion des plannings

Archivage et classement

Job description

Au sein d'une équipe de 11 personnes, encadré(e) par la responsable du pôle, vous assurez un appui administratif de la responsable du pôle, des responsables de cellule et de l'équipe en prenant en charge les activités quotidiennes de secrétariat et d'assistanat.

Vos principales missions seront les suivantes :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique et la gestion du courrier,
• Prendre en charge des tâches d'assistanat et de secrétariat tels que la rédaction de courriers, la gestion des plannings, des déplacements etc.,
• Gérer en autonomie ou participer au traitement de dossiers confiés par sa responsable et/ou les équipes,
• Assister la cellule commande publique en assurant un 1er niveau de réponse aux opérationnels sur les procédures applicables et en veillant à la conformité et à la complétude des documents liés à l'exécution des marchés,
• Mettre à jour des fichiers, bases de données et autres documents de suivi à partir des données réceptionnées et en garantir la fiabilité et la complétude,
• Contribuer à l'organisation des instances de gouvernance (Bureaux, CA),
• Classer et archiver les dossiers et documents afférents à son activité.

Conditions de travail

• Salaire sur 13 mois
• Horaires variables
• Jours de congés légaux et conventionnels
• Tickets restaurants
• Mutuelle / Prévoyance
• Intéressement
• Télétravail