ASSISTANT ADMINISTRATIF DE PÔLE (H/F)

Melesse; Le Bas Bourg; Remote; EUR 26.000 - 37.000; Vollzeit

Zusammenfassung

La ville de Melesse recrute un adjoint administratif pour assurer l’accueil, l’orientation des demandes et le pilotage administratif et budgétaire du pôle. Le poste implique une gestion des requêtes des administrés et des partenaires, avec rédaction de courriers et suivi des procédures internes.

Expérience confirmée requise; travail en autonomie, sens de l’équipe et discrétion exigés. Télétravail possible selon les besoins du service; poste permanent ouvert dans le cadre d’un remplacement suite

Qualifikationen

• Formation et/ou expérience professionnelle dans les domaines d'activité du poste.
• Connaître l'environnement institutionnel de la FPT.
• Maîtriser les écrits professionnels et les outils numériques.
• Savoir travailler en autonomie et planifier ses missions.
• S'adapter aux imprévus et sollicitations.
• Avoir le sens du travail en équipe, de la solidarité et de l'intérêt général.
• Respecter la discrétion requise.
• Être force de proposition.
• Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires.

Aufgaben

• Gérer l’accueil physique et téléphonique,
• Recevoir et orienter les demandes (BetterStreet, mails)
• Hiérarchiser des demandes selon leur caractère d'urgence
• Gérer le flux quotidien de la boite mail du service
• Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc)
• Rechercher et proposer des solutions aux problématiques des administrés
• Apporter un soutien administratif aux agents du pôle dans les domaines financier, technique et administratif
• Faciliter et sécuriser les procédures internes
• Apporter une aide administrative auprès du responsable du pôle et du responsable du centre technique
• Assurer la gestion de dossiers transversaux
• Participer aux réunions de services et de pôle
• Créer et mettre à jour les tableaux de suivi et procédures
• Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service
• Créer et effectuer la mise à jour des supports administratifs
• Saisir les congés validés des agents du pôle
• Rendre compte au responsable du pôle des demandes et informations concernant la commune
• Assurer un suivi de l’exécution budgétaire (fonctionnement/investissement) de l’ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources (Finances et commande publique)
• Vérifier les pièces comptables (devis, contrats et marché)
• Contrôler la cohérence des factures avec les devis
• Points réguliers avec les chefs d’équipe sur les soldes de lignes budgétaires

Jobbeschreibung

20, rue de rennes - BP 42219, Melesse (Ille-et-Vilaine (35))

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Emploi permanent - vacance d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >Affaires administratives

• Adjoint administratif
• Adjoint adm. principal de 2ème classe
• Adjoint adm. principal de 1ère classe

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Télétravail

Experience souhaitée

Confirmé

Gestion des demandes courantes

• Gérer l’accueil physique et téléphonique,
• Recevoir et orienter les demandes (BetterStreet, mails),
• Hiérarchiser des demandes selon leur caractère d'urgence,
• Gérer le flux quotidien de la boite mail du service,
• Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc).
• Rechercher et proposer des solutions aux problématiques des administrés,

Activités administratives

• Apporter un soutien administratif aux agents du pôle dans les domaines financier, technique et administratif,
• Faciliter et sécuriser les procédures internes,
• Apporter une aide administrative auprès du responsable du pôle et du responsable du centre technique (rédaction des courriers, des rapports, compte-rendu de réunions, trame de réunion et notes),
• Assurer la gestion de dossiers transversaux,
• Participer aux réunions de services et de pôle
• Créer et mettre à jour les tableaux de suivi et procédures
• Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service,
• Créer et effectuer la mise à jour des supports administratifs
• Saisir les congés validés des agents du pôle,
• Rendre compte au responsable du pôle des demandes et informations concernant la commune,

Activités budgétaires et comptables

• Assurer un suivi de l’exécution budgétaire (fonctionnement/investissement) de l’ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources (Finances et commande publique)
• Vérifier les pièces comptables (devis, contrats et marché)
• Contrôler la cohérence des factures avec les devis
• Points réguliers avec les chefs d’équipe sur les soldes de lignes budgétaires

Avoir une formation et/ou une expérience professionnelle dans les domaines d'activité du poste
Connaître l'environnement institutionnel de la FPT
Maitriser les écrits professionnels et les outils numériques
Savoir travailler en autonomie et planifier ses missions
S'adapter aux imprévus et sollicitations
Avoir le sens du travail en équipe, de la solidarité et de l'intérêt général
Respecter la discrétion requise
Être force de proposition

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.