Assistant administratif / Assistante administrative

COS MAS GLASBERG; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration

Résumé du poste

IFCOS à Paris recrute un/une assistant administratif(ve) pour assurer le secrétariat, la gestion administrative et logistique de l’organisme de formation. Vous gérerez les inscriptions, convocations, conventions, et préparerez les dossiers de formation, les synthèses et les factures.

Profil: Bac+2 minimum, 2 ans d’expérience dont 1 dans la formation professionnelle. Maîtrise du Pack Office et idéalement d’un logiciel de gestion; rigueur et sens du service client. Télétravail possible.

Qualifications

• Formation type Bac+2 minimum et expérience en secrétariat.
• Au moins 2 ans d'expérience, dont 1 dans la formation professionnelle.
• Maîtrise du pack Office et d'un logiciel de gestion.

Responsabilités

• Gestion administrative des activités de formation: inscriptions, convocations, conventions, contrats des formateurs, mise en page des documents.
• Préparation des dossiers de formation, facturation et suivi des règlements, synthèses des questionnaires.
• Secrétariat courant: accueil, courrier, réservation des salles et déjeuners, archivage des dossiers.
• Saisie et mise à jour des données relatives aux formations dans les outils internes.

Connaissances

Classement des documents

Gestion des agendas

Planification des rendez-vous

Reporting

Formation

Bac+2 ou équivalents

Secrétariat/assistanat

Outils

Pack Office

Logiciel de gestion

Description du poste

Offre n\u00b0 214JJVV
Assistant administratif / Assistante administrative

Publié le 24 septembre 2026

L'Institut de formation IFCOS - créé par la Fondation COS Alexandre GLASBERG, reconnue d'utilité publique et engagée dans les secteurs médico-social, sanitaire et social - regroupant 3 200 salariés et 87 établissements et services - recrute à Paris (3\u00e8me). Sous la responsabilité de la directrice de l'IFCOS, vous assurerez le secrétariat, la gestion administrative et logistique de l'organisme de formation, dans le respect des procédures et de la démarche qualité. Missions- La gestion administrative des activités de formation : inscriptions, convocations, conventions de formation, préparation des contrats des formateurs, participation à la mise en page des documents pédagogiques de formation, préparation des dossiers de formation pour les stagiaires, facturation et suivi des règlements, préparation des synthèses des questionnaires de satisfaction, envoi des documents de fin de formation (attestations de formation, comptes rendus des formateurs etc.).- La gestion courante et le secrétariat de l'organisme de formation : préparation des courriers, réponses aux demandes des clients, accueil des stagiaires, réservation des salles et des déjeuners, archivage des dossiers formation, préparation des salles à l'occasion des formations sur site.- La saisie et la mise à jour des données concernant les formations dans le logiciel et les outils internes de suivi.

Profil- Issu(e) d'une formation de type Bac+2 minimum (BTS, DUT ou équivalent), vous bénéficiez d'au moins 2 ans d'expérience (dont au moins 1 an dans le secteur de la formation professionnelle).- Vous maîtrisez le pack Office (Word, Excel, Outlook etc.) et, idéalement, avez déjà travaillé avec un logiciel de gestion. - Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), vous aimez le travail en équipe, répondre aux demandes des clients et êtes réactif(ve).- Vous assurez des reporting réguliers sur votre activité.

Informations- Poste à pourvoir dès que possible- Possibilité de télétravail

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 28000.0 Euros à 32000.0 Euros - CCN51


• Restauration


• CCN51

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable


• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents


• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous


• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié


• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé

Employeur

20 à 49 salariés