Assistant administratif

Gaz Service; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Gaz Service à Villeneuve-d'Ascq recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps plein, basé sur site. Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, la gestion des courriels et du courrier, et la tenue à jour des dossiers.

Vous préparerez et suivrez les documents administratifs (devis, factures, contrats) et organiserez les rendez-vous, en assurant le respect des procédures internes et la coordination avec les équipes techniques et commerciales.

Qualifications

• Maîtrise des tâches d’assistance administrative et de secrétariat.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Excellente communication écrite et orale, sens du service.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique, gestion des courriels et du courrier.
• Tenue à jour des dossiers et bases de données.
• Préparation et suivi des documents administratifs (devis, factures, contrats).
• Organisation des rendez-vous et coordination avec les équipes.

Connaissances

Assistance administrative

Communication écrite

Communication orale

Gestion des priorités

Esprit d'équipe

Formation

Formation en gestion administrative

Outils

Pack Office

Logiciels bureautiques

Description du poste

Description du poste Ce poste d’assistant·e administratif·ve à temps plein est basé sur site à Villeneuve-d’Ascq au sein de Gaz Service. La personne recrutée assure l’accueil téléphonique et physique, la gestion des courriels, du courrier et des demandes clients, ainsi que la tenue à jour des dossiers et bases de données. Elle prépare et suit les documents administratifs (devis, factures, contrats, comptes rendus), organise les rendez-vous et veille au respect des procédures internes. Le rôle implique également la coordination quotidienne avec les équipes techniques et commerciales, le classement et l’archivage des documents, ainsi que la participation aux tâches de support administratif selon les besoins du service.

• Maîtrise des tâches d’assistance administrative et des compétences de secrétariat (Assistance administrative, Compétences administratives et de bureau).
• Excellente communication écrite et orale, sens du service et aisance relationnelle (Communication, Étiquette téléphonique).
• Capacité à utiliser et entretenir les équipements et outils de bureau (Équipement de bureau, outils numériques et bureautiques).
• Organisation rigoureuse, gestion des priorités et fiabilité dans le traitement des documents.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office ou équivalent) et des logiciels de gestion administrative.
• Esprit d’équipe, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations.
• Une formation en gestion administrative, secrétariat ou équivalent, et une première expérience en environnement de service ou technique sont appréciées.