Assist office manager tps partiel (F/H)

Actual group; Paris; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Part time

Job summary

Actual group recherche un(e) Assistant(e) Office & RH pour le bureau de Paris, à temps partiel 25h/semaine, poste clé pour le bon fonctionnement du site et le support RH opérationnel.

Les missions couvrent la gestion quotidienne du bureau (fournitures, logistique, accueil), le suivi des congés et onboarding/offboarding, et la coordination avec les équipes Finance et Managers, avec deux options de planning proposées. Le candidat évolue dans un cadre international et bilingue.

Responsibilities

• Gestion quotidienne du bureau (fournitures, maintenance, relations fournisseurs).
• Gestion des flux logistiques (colis, courriers, livraisons).
• Organisation de la vie interne du cabinet (réunions, accueil visiteurs).
• Coordination des prestataires externes (ménage, IT, services généraux).
• Support administratif RH: contrats, onboarding et offboarding.

Job description

VOTRE MISSION

Rattaché(e) à la Responsable RH internationale, vous occupez un poste polyvalent à temps partiel 25H00/semaine et stratégique pour le bon fonctionnement du bureau de Paris, tout en apportant un support opérationnel sur les enjeux RH.

MODALITÉS DU POSTE Le poste est proposé sur une base de 25 heures par semaine, avec deux options de planning au choix du candidat : Option A : 5 jours par semaine (5h/jour).Option B : 4 jours par semaine (6h15/jour) avec un jour de repos fixe.

Office Management

• Assurer la gestion quotidienne du bureau (commandes de fournitures, maintenance, relations fournisseurs).
• Gérer les flux logistiques (colis, courriers, livraisons).
• Organiser la vie interne du cabinet : petits-déjeuners mensuels, réunions et accueil des visiteurs.
• Coordonner les prestataires externes (ménage, IT, services généraux).
• Apporter un support ponctuel à distance pour la coordination du bureau basé au Royaume-Uni.

Ressources Humaines

• Assurer le support administratif RH : préparation des contrats, parcours d’onboarding et procédures d'offboarding.
• Mettre à jour les outils de référence (livret d’accueil, employee handbook).
• Gérer les avantages sociaux (tickets restaurant) et le suivi des temps (congés et absences).
• Coordonner la logistique et le suivi administratif des formations.
• Faire l'interface entre les équipes internes (Finance, RH, Managers) et participer à des projets RH transverses.