Asisstant Administratif - Communication H/F

Les Colettes; Colmar; In loco; EUR 26.000 - 32.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Les Colettes recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et communication pour renforcer le site de Colmar. Vous assurez l’accueil, le secrétariat et contribuez à la communication interne et externe.

Le poste implique polyvalence, organisation et rigueur; vous participez à l’organisation d’événements et à la préparation des documents administratifs et techniques.

Competenze

• Formation Bac+2 dans les domaines administratif, gestion ou communication.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de l’orthographe.
• Expérience souhaitée en accueil et organisation d’événements.

Mansioni

• Accueil physique et téléphonique du site Colmar, prise de rendez-vous et gestion courrier.
• Conception et mise en forme de supports de communication interne et externe; participation à des événements.
• Réalisation du secrétariat technique: rédaction de documents, PPSPS, DOE, et suivi des attestations.

Conoscenze

Accueil & relation client

Organisation administrative

Communication écrite/orale

Secrétariat technique

Pack Office

Formazione

Bac+2 domaine administratif/communication

Strumenti

Pack Office

Descrizione del lavoro

Notre client, acteur majeur dans son domaine et en forte croissance, cherche aujourd'hui à renforcer ses équipes.Dans le cadre de leur organisation, il recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et communication pour assurer le bon fonctionnement administratif du site de Colmar, contribuer à la communication interne et externe et accompagner les équipes dans la gestion de leurs activités quotidiennes.
Véritable interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs, des clients et des partenaires, vous occupez un poste polyvalent qui associe accueil, organisation, communication et secrétariat technique.Vos missions:1. Accueil et assistance administrativeVéritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous assurez la qualité de l'accueil et contribuez à la fluidité de l'organisation quotidienne du site.À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :Assurer l'accueil physique et téléphonique du site de Colmar et la prise de rendez-vous.Gérer la boîte mail générale de l'entreprise ainsi que la réception, le traitement et l'affranchissement du courrier et des petits colis.Assurer la commande et le suivi des stocks de documentations commerciales, d'objets publicitaires et de fournitures courantes.Organiser les déplacements professionnels : réservations d'hôtels, de trains, de restaurants et de prestations de restauration.Gérer les réservations des salles de réunion et coordonner les prestations associées : plateaux-repas, restaurants et autres besoins logistiques.Veiller à la bonne tenue et à la qualité de présentation de l'espace d'accueil clients.2. Marketing et communicationVous participez activement à la valorisation de l'image du Groupe et accompagnez les équipes dans la mise en oeuvre de leurs actions de communication et de leurs événements.Vos missions comprennent notamment :Contribuer à la préparation et à l'organisation d'événements internes et externes : gestion des invitations, coordination logistique, demandes de devis et commandes en ligne.Concevoir et mettre en forme des supports de communication interne et externe : livret d'accueil, documentations commerciales et autres supports institutionnels.Participer à la diffusion des informations internes par différents canaux : affichage, courriels et supports de communication dédiés.Veiller à la qualité, à la cohérence et à la présentation des documents diffusés auprès des collaborateurs, des clients et des partenaires.3. Secrétariat technique En lien avec les équipes opérationnelles, vous assurez la préparation et le suivi de documents administratifs et techniques nécessaires.Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :Rédiger et mettre en forme les courriers, documents techniques liés aux chantiers et attestations pour les sociétés du Groupe.Préparer et mettre en forme les PPSPS (Plans particuliers de sécurité et de protection de la santé).Assurer l'envoi des DOE (Dossiers des ouvrages exécutés) et le suivi des attestations de travaux et des attestations de TVA.Assurer ponctuellement la suppléance dans le traitement des DICT (Déclarations d'intention de commencement de travaux).Participer à diverses tâches administratives : mise à jour des procédures et processus internes, reliure et préparation de supports documentaires.

Vos missions

1. 1. Accueil et assistance administrativeVéritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous assurez la qualité de l'accueil et contribuez à la fluidité de l'organisation quotidienne du site.À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :Assurer l'accueil physique et téléphonique du site de Colmar et la prise de rendez-vous.Gérer la boîte mail générale de l'entreprise ainsi que la réception, le traitement et l'affranchissement du courrier et des petits colis.Assurer la commande et le suivi des stocks de documentations commerciales, d'objets publicitaires et de fournitures courantes.Organiser les déplacements professionnels : réservations d'hôtels, de trains, de restaurants et de prestations de restauration.Gérer les réservations des salles de réunion et coordonner les prestations associées : plateaux-repas, restaurants et autres besoins logistiques.Veiller à la bonne tenue et à la qualité de présentation de l'espace d'accueil clients.
2. 2. Marketing et communicationVous participez activement à la valorisation de l'image du Groupe et accompagnez les équipes dans la mise en oeuvre de leurs actions de communication et de leurs événements.Vos missions comprennent notamment :Contribuer à la préparation et à l'organisation d'événements internes et externes : gestion des invitations, coordination logistique, demandes de devis et commandes en ligne.Concevoir et mettre en forme des supports de communication interne et externe : livret d'accueil, documentations commerciales et autres supports institutionnels.Participer à la diffusion des informations internes par différents canaux : affichage, courriels et supports de communication dédiés.Veiller à la qualité, à la cohérence et à la présentation des documents diffusés auprès des collaborateurs, des clients et des partenaires.
3. 3. Secrétariat technique En lien avec les équipes opérationnelles, vous assurez la préparation et le suivi de documents administratifs et techniques nécessaires.Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :Rédiger et mettre en forme les courriers, documents techniques liés aux chantiers et attestations pour les sociétés du Groupe.Préparer et mettre en forme les PPSPS (Plans particuliers de sécurité et de protection de la santé).Assurer l'envoi des DOE (Dossiers des ouvrages exécutés) et le suivi des attestations de travaux et des attestations de TVA.Assurer ponctuellement la suppléance dans le traitement des DICT (Déclarations d'intention de commencement de travaux).Participer à diverses tâches administratives : mise à jour des procédures et processus internes, reliure et préparation de supports documentaires.

De formation initiale type Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, gestion ou communication, vous appréciez la polyvalence et souhaitez occuper un poste combinant contact humain, organisation, communication et rigueur administrative.

Vous disposez idéalement :

• D'une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique.
• D'excellentes capacités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe.
• D'une bonne maîtrise des outils bureautiques et de la mise en forme de documents.
• D'un intérêt pour la création de supports de communication et l'organisation d'événements.
• D'une capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à respecter les délais.

Vos qualités

• Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez faire preuve d'autonomie tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes.
• Votre sens de l'accueil, votre aisance relationnelle et votre discrétion vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre esprit d'initiative, votre capacité d'adaptation et votre souci du travail bien fait.