Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI

Ministère de l'Intérieur

France

Hybrid

EUR 20,000 - 27,000

Full time

2 days ago

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Job summary

Ministère de l'Intérieur recherche un agent polyvalent standard/loge pour la préfecture et l'accueil DDI afin d'assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, le traitement des appels et la gestion du courrier.

Vous travaillerez sous l'autorité du chef d’unité logistique et moyens généraux et contribuerez à la continuité des liaisons gouvernementales. Permis B souhaité; horaires de journée avec astreintes et cycles de travail.

Qualifications

Capacité à accueillir et orienter les usagers
Maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie
Savoir assurer le transfert des communications téléphoniques
Connaissance des procédures internes et des normes de sécurité publique

Responsibilities

Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture.
Transmettre les messages et orienter les usagers vers les services compétents.
Gérer le courrier et les communications électroniques (BAL structurée).
Maintenir à jour les procédures et outils du standard et assurer le suivi logistique.

Skills

Accueil usagers

Gestion du standard

Communication orale

Communication écrite

Logistique courriers

Job description

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI

Description du poste

Vos activités principales:
Sous l’autorité directe du (de la) chef(fe) d’unité logistique et moyens généraux, l’agent assure les tâches suivantes:
Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture:

Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent ou réorienter, le cas échéant, les appels vers les autres services concernés de l’ATE ou hors ATE (nécessité de connaître leurs missions)
Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture
Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône
Garantir la continuité des liaisons gouvernementales
Documenter et mettre à jour les procédures d’exploitation et outils du standard ( annuaires, tableau synoptique, etc.)
Mettre en œuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes
Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, réseau de commandement…) en coopération avec le BISIC

Gestion de la BAL structurelle de la préfecture «prefecture@ain.gouv.fr»

Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle «courrier» aux services compétents

Gestion du Système CASTEL (interphone portillon loge) : répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge.
Vos activités secondaires:
Remplacement en cas de nécessité de l’agent loge/courrier de la préfecture ou de l’agent d’accueil dans les DDI: accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du courrier entrant et sortant.
Assurer en cas de besoin (et sans nuire à la continuité du standard) un appui logistique pour le service: navette courrier préfecture/DDI, circuits parapheurs au cabinet et acheminement du courrier entrant à la direction du SGCD, assistance pour le convoyage des véhicules au garage.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Le standard de la préfecture de l’Ain est activé de 7h45 à 19h45, du lundi au vendredi (sauf jours fériés). En dehors de ces horaires, les appels sont renvoyés à la préfecture de région au standard du Rhône. Pour les nécessités de service, les agents affectés au standard bénéficient de trois cycles de travail:
Les agents du standard s’organisent par roulement à la semaine.
En raison de l’impératif de continuité des liaisons gouvernementales, la participation à un cycle d’astreinte de 7 jours organisé entre les agents du standard est prévue. Un agent d’astreinte est désigné par semaine et doit pouvoir rejoindre la préfecture à toute heure en 1h maximum s’il est rappelé.
Le standard demeure ouvert les jours de fermeture obligatoire de la préfecture, afin d’assurer la continuité des liaisons gouvernementales. Cette journée est comptabilisée comme un jour normal de travail.
Permis B souhaité.

un commence à 7h30 et se termine dès lors que la durée journalière légale de travail prévoyant une pause méridienne de 45 mn est échue (ex: à partir de 15h51 pour un agent à 7h36 /jour)
un autre se poursuit jusqu’à 19h45, l’heure de début variant en fonction de la durée journalière légale de travail de l’agent (ex: à partir de 12h09 pour un agent à 7h36 /jour incluant un temps de pause de courte durée de 20mn)
un cycle classique en journée selon les horaires fixes et variables dans les conditions définies par le règlement

Descriptif du profil recherché

Votre environnement professionnel

Activités du service:
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP). Il comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC).

Au sein du SGCD, le BILGB a pour missions :

de gérer le patrimoine immobilier des DDI, de la préfecture et des sous-préfectures, ainsi que les résidences des autorités préfectorales
de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement
d’assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique des usagers, et la gestion du courrier

Composition et effectifs du service:
Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste. Il est structuré en deux unités: 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.

Liaisons hiérarchiques
Le (la) responsable de l’unité Logistique Moyens généraux – Chef(fe) du BILGB – directeur (trice) et directeur (trice) adjoint ( e ) du secrétariat général commun.

Liaisons fonctionnelles
Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et du SGCD, les directions départementales interministérielles (DDT, DDPP et DDETS), les autres services déconcentrés del’Etat.

Critères candidat

Compétences attendues

Capacités professionnelles
Connaissance de l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Compétences en bureautique et outils collaboratifs / niveau pratique - requis
Capacité à communiquer / niveau pratique - requis
Accueil / niveau maîtrise - requis
Expression orale / niveau pratique - requis
Capacité d'analyse / niveau pratique - requis

Compétences techniques
Outils du standard / niveau pratique - requis
Nouvelles technologies / niveau pratique - requis

Autres: Outils du standard, Nouvelles technologies (recherches internet)

Informations complémentaires

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans

Vos perspectives: Accès à un emploi à responsabilité supérieure

Domaine fonctionnel :Logistique immobilière et technique

1 - La cheffe d’unité Logistique /Moyens généraux: Sophie MOSER - 04.74.32.59.97

2 - Le chef du bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB): Olivier GUICHON – 07.87.08.90.97

Fondement juridique du recrutement

Ce poste peut être ouvert aux agents contractuels selon les dispositions du 2° de l'article L332-2 ou de l'article L332-7 du Code général de la fonction publique.

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Ain (01)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)