SECRETAIRE DE LA DIVISION DE LA FORMATION DE SPECIALITE

Civils de la Défense - Ministère des Armées; Saumur; Vor Ort; EUR 23.000 - 30.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Civils de la Défense – Ministère des Armées recherche un chef de cellule d’appui au commandement pour assurer les tâches administratives et d’accueil. Vous gérez les demandes d’information, le suivi des documents individuels et le traitement des ordres de mission au sein d’une unité de l’armée.

Vous assurez l’archivage, la gestion du courrier et la coordination avec les services internes, tout en appliquant les procédures qualité et en offrant un soutien administratif pour les formations

Qualifikationen

• Titulaire au minimum d’un diplôme CNCP de niveau 3 dans le domaine administratif.
• Première expérience de travail en secrétariat souhaitée, idéalement en unité militaire.
• Maîtrise du pack office et des outils informatiques de gestion administrative.

Aufgaben

• Réceptionner et orienter les personnes, répondre aux demandes d’information.
• Collecter et suivre les documents administratifs individuels (visites médicales, stages, CATi).
• Suivre les actes RH: gestion du temps, permissions, arrêts, documents administratifs.
• Traiter les demandes d’ordres de mission et mettre à jour les documents.
• Assurer l’archivage courant et le courrier départ.
• Commander les fournitures et gérer le stock et l’informatique.

Kenntnisse

Adaptabilité

Travail en équipe

Organisation et méthode

Respect des délais

Secrétariat

Proactivité et force de proposition

Accueil et renseignement

Utilisation d’un système d’information

Ausbildung

Diplôme de niveau CNCP 3 domaine administratif

Tools

Pack Office

Jobbeschreibung

Vos missions en quelques mots

• En tant que chef de cellule d’appui au commandement ses missions sont de :
• Assurer physiquement ou par téléphone la réception, l’information, l’orientation ou la prise en charge de personnes;
• Assurer la collecte et le suivi des documents administratifs individuels (visites médicales, demandes de stage, CATi…);
• Assurer le suivi des actes RH suivants : gestion du temps, permissions, arrêt de travail et suivi des documents administratifs;
• Assurer le traitement des demandes d’ordres de mission;
• Mettre à jour des documents administratifs individuels détenus;
• Assurer l’archivage courant;
• Gérer le courrier départ : enregistrement, diffusion et envoi;
• Assurer la commande des fournitures de bureau, la gestion du stock et la consommation informatique;
• Assurer la coordination avec les services de l’établissement;
• Renseigner les personnes extérieures à la division de la formation de spécialité;
• Appuyer pour la partie administrative les stages du périmètre “Autres actions de formation” du processus qualité.

Profil recherché

Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau 3 au CNCP du domaine administratif. Avoir une première expérience de travail en secrétariat, idéalement dans une unité de l’armée de terre. Maitriser le pack office.

• Adaptabilité
• Travail en équipe
• Organisation et méthode
• Respect des délais
• Mise en œuvre des techniques de secrétariat
• Proactivité et force de proposition
• Accueil et renseignement
• Utilisation d’un système d’information