Agent d'Accueil et de Secrétariat Service Social- Ccas H/F

Mairie; Trébas; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La mairie recrute un agent d'accueil et secrétariat pour assurer l’accueil physique et téléphonique du public, écouter et orienter vers les services compétents, et participer à la gestion administrative quotidienne.

Vous devrez gérer les plannings des travailleurs sociaux, préparer les dossiers d’aide et saisir les informations dans le logiciel métier, tout en veillant à la confidentialité et à la qualité du service.

Qualifications

• Savoir orienter et rechercher des solutions internes et partenariales.
• Maîtriser les outils informatiques et de bureautique.
• Connaître les acteurs et dispositifs de l’action sociale.
• Maîtriser les procédures et l’organisation du CCAS et des services sociaux.

Responsibilities

• Accueillir le public en personne et au téléphone et orienter vers les services adaptés.
• Informer et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches administratives.
• Gérer les plannings des travailleurs sociaux et assurer le suivi des commissions d’aides.
• Réaliser la saisie, le classement et l’archivage des dossiers et assurer la régie.

Skills

Accueil public

Écoute active

Information et orientation

Gestion des plannings

Rigueur administrative

Education

Technicien

Job description

Sous l'égide du Conseil d'Administration du CCAS et sous l'autorité de la responsable du service « action sociale et logement », l'agent d'accueil et secrétariat est chargé d'assurer l'accueil physique et téléphonique du public, d'écouter, informer et orienter vers les services ou partenaires adaptés.L'agent aide également à la gestion administrative au travers de diverses tâches administratives telles que le traitement des dossiers des dispositifs portés par le service (domiciliation, aide sociale légale...). Il assure également la fonction de régisseur ou suppléant.Mission 1 : Accueil, écoute, information, orientationAssurer l'accueil physique et téléphonique du publicFavoriser l'expression de la demande (s'exprimer clairement et reformuler)Informer et orienter le public vers les intervenants compétentsRéagir avec pertinence aux situations d'urgenceGérer les situations de stress, réguler les tensionsMission 2 : Identification et qualification des demandes socialesIdentifier la nature et le degré d'urgence de la demandeÉtablir la différence entre la demande et le besoin réelRenseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services du CCAS et des services sociauxOrienter en cas de besoin vers les travailleurs sociaux du CCAS ou les autres partenaires compétentsMission 3 : Assurer différentes tâches administratives et de secrétariatGérer les plannings des travailleurs sociaux de manière concertée et en fonction des prioritésAssurer la gestion administrative des commissions d'aides facultatives et tenir une régie (régisseur ou suppléant)Participer au traitement des dossiers d'aide sociale légaleAssurer la gestion et la remise du courrier aux personnes domiciliéesApporter un appui à la gestion administrative de la domiciliationAssurer la gestion de tous types de courriers, réaliser la saisie de documents de forme et de contenu divers, mise à jour du logiciel métier, préparer des tableaux de bord de suivi de commissions.Organiser le classement, l'archivage des dossiers, mettre à jour les outils de suivi statistiquesMission 4 : Instruction des demandes d'aide aux transportsInstruire les demandes d'aide au transportAssurer le rechargement des titres de transportsTenir une régie (régisseur ou suppléant)Mission 5 : Contribuer activement au fonctionnement global de l'équipementParticiper aux réunions de services.S'impliquer dans les dispositifs transversaux du CCAS (prévention de la canicule, repas des ainés.).Contribuer au rapport d'activité.Missions amenées à se développer en fonction des besoins du service.Savoirs et savoir faireSavoir orienter et rechercher des solutions internes et partenarialesConnaître les acteurs et dispositifs de l'action socialeMaîtriser les activités du service (vocabulaire professionnel, organigramme, procédures)Maîtriser les techniques et outils de communicationRéglementation des régiesGestion de l'accueil, du flux d'administrés et des planningsMaîtriser les outils informatiques et de bureautique (traitement et rédaction)Bonne organisation et de gestion du tempsSavoir-êtreSavoir s'adapter à la diversité sociale et culturelle des publicsSens du relationnel, écoute active, communication aiséeCapacités organisationnelles et de polyvalenceCapacités d'initiatives et de réactionDiscrétion et devoir de confidentialité

Experience: Débutant acceptéQualification: TechnicienSecteur d'activité: Administration publique générale