Chef(fe) de service Administration Générale et Finances au CCAS

MAIRIE DE TREMBLAY EN FRANCE; Tremblay-en-France; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Ville de Tremblay-en-France recherche un chef de service placé sous l'autorité de la Directrice du CCAS, chargé de l'administration générale, du pilotage des finances et du volet RH, avec encadrement du secrétariat de direction et des finances.

Le candidat assure le suivi des dossiers administratifs et financiers, la mise en œuvre des procédures dématérialisées et le pilotage des marchés publics, tout en rédigeant les délibérations et le rapport d’orientation budgétaire.

Qualifications

• Maîtrise du cadre réglementaire des établissements publics et du fonctionnement des collectivités.
• Expertise en gestion administrative, financière et RH.
• Capacité d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Excellentes qualités rédactionnelles et de reporting.
• Maîtrise des outils informatiques et des procédures dématérialisées.

Responsibilities

• Gérer les séances et procédures du Conseil d'administration du CCAS, rédaction du PV et suivis administratifs.
• Assurer le pilotage des dossiers administratifs, financiers et RH du CCAS.
• Constituer les référentiels et piloter les procédures en dématérialisation; veiller à la conformité RGPD et risques psychosociaux.
• Suivre les marchés publics, établir les cahiers des charges et rédiger les PV d’attribution.
• Rédiger et suivre le rapport d’orientation budgétaire et les décisions de régie.
• Encadrer l'équipe du secrétariat de direction et des finances et développer le partage des outils.

Skills

Gestion administrative

Gestion financière

Ressources humaines

Pilotage de projets

Management d'équipe

Rigueur et organisation

Rédaction et reporting

Leadership

Esprit d'équipe

Tools

Logiciels métiers

Tableaux de bord

Job description

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice du CCAS, le/la chef de service assure l'ensemble des activités relevant de l'administration générale du CCAS, en appui direct à la direction. Il/elle encadre l'équipe du secrétariat de direction et des finances, et constitue un relais stratégique pour la direction sur les dossiers administratifs, financiers et RH du CCAS.

Vos principales missions::

• Domaine de pilotage de la gestion administrative
  • Gérer les séances du Conseil d'administration du CCAS :
    • Suivi complet de la procédure (rétroplanning et calendrier d'exécution, élaboration de l'ordre du jour avec la directrice, suivi des rapports et projets de délibération élaborés par les chefs de service, vérification de la présence des administrateurs et désignation du secrétaire de séance, accompagnement des administrateurs dans la télé-procédure de récupération de la convocation et du cahier des rapports, rédaction du PV et des actes administratifs à prendre, accompagnement sur la transmission en préfecture, tenue des registres)
  • Gérer les dossiers administratifs et optimiser les procédures de constitution et de suivi : contrats et conventions passées avec les partenaires institutionnels
  • Constituer avec les chefs de service les référentiels des procédures administratives en phase avec l'évolution de la dématérialisation (circuit de parapheur administratif, circuit d'attribution des courriers, procédures des secteurs et procédures transverses : canicule/grand froid, aides aux victimes...) ; structurer leurs mises à jour ; mettre en place les matériels nécessaires à la dématérialisation ; faire évoluer et optimiser les logiciels métiers existants ou à venir
  • Mettre en place et assurer la veille juridique
  • Assurer le suivi des dispositifs réglementaires : RGPD, risques psychosociaux
• Domaine de pilotage et gestion financière
  • Suivre le dossier des marchés publics et des devis du CCAS :
    • Établir les cahiers des charges avec les chefs de service
    • Mettre en œuvre la procédure avec le logiciel MARCOWEB
    • Tenir un tableau récapitulatif pour respecter les échéances des différents marchés
    • Mettre en place les collaborations avec le service Achats marchés de la ville pour harmoniser les procédures par voie de dématérialisation (édition des annonces officielles, commissions d'analyse des offres)
    • Rédiger les PV d'attribution et les courriers de notification aux candidats
    • Organiser et analyser les demandes de devis, dans le respect du cadre réglementaire
  • Formaliser et mettre à jour systématiquement les arrêtés et décisions liés aux régies
  • Contribuer à la rédaction du rapport d’orientation budgétaire
  • Assurer les actions stratégiques des finances:
    • Instruire et saisir le budget
    • Élaborer et suivre les indicateurs de gestion
    • Analyser les besoins RH en matière de finances
    • Assurer le lien avec le Trésor Public
• Domaine de la gestion et du suivi RH pour le CCAS
  • Construire et prendre en charge, avec la direction du CCAS, les tableaux de bord et de suivi des ressources humaines sur tous les aspects :
    • Gérer le tableau des effectifs et des emplois en lien avec la direction des ressources humaines
    • Suivre la masse salariale selon les besoins de recrutement/finances
    • Gérer le plan de formation
    • Gérer les conventionnements CIG et les marchés d'assurances
    • Gérer le DUREP en travail conjoint avec les chefs de service
    • Organiser l'accueil de stagiaires en lien avec les chefs de service
    • Rédiger les délibérations du conseil d'administration
• Domaine de l'encadrement
  • Encadrer et animer l'équipe du secrétariat de direction et des finances, composée de 3 agents,
  • Développer un groupe de travail avec les différentes assistantes des services pour le partage des outils administratifs communs au CCAS

Vous êtes rigoureux(se), doté(e) d’une solide expertise en gestion administrative, financière et RH. Vous savez piloter des projets transversaux, optimiser les procédures, fédérer les équipes et accompagner les évolutions organisationnelles avec méthode. Vous êtes autonome, organisé(e) et doté(e) d’un réel sens du service public.

Précisions de périmètre : le volet d'analyse d'activités et de suivi statistique est réalisé dans chaque service ; le travail de bilan d'activités permettant de centraliser l'ensemble des éléments est rédigé par l'assistante de direction. Les notes de synthèse sont rédigées par les chefs de service et validées par la direction

Compétences et formations requises :

• Maîtrise du cadre réglementaire des établissements publics, du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures juridiques.
• Expertise en gestion administrative, financière et RH.
• Capacité d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Excellentes qualités rédactionnelles, d’analyse, de synthèse et de reporting.
• Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers et de la conception de tableaux de bord.
• Capacité à élaborer des procédures, à optimiser les processus et à piloter des projets transversaux.
• Compétences en management, coordination d’équipe et animation de réseaux collaboratifs.
• Leadership, autonomie, rigueur, réactivité et sens de l’initiative.
• Qualités relationnelles, écoute, adaptabilité et aptitude à travailler en équipe.
• Discernement, sens des responsabilités et engagement au service du public.
• Permis B