Agent chargé du courrier (H/F)

Préfecture du Tarn; Albi; Sur place; EUR 21 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture du Tarn recherche un agent administratif pour le service logistique du Secrétariat Général. Vous assurerez la réception, le classement et l’enregistrement des courriers et courriels, l’organisation et la transmission du courrier, et le suivi des instruments de reporting.

Vous interviendrez sur deux sites, dans un cadre interministériel, avec une obligation de discrétion et de rigueur requise pour assurer le bon fonctionnement des services de l’État.

Qualifications

• Connaissances informatiques - bureautique: niveau pratique requis
• Savoir-faire: savoir s'organiser et travailler en équipe
• Aptitudes à la communication et au suivi du courrier

Responsabilités

• Réceptionner, classer, enregistrer courriers et courriels
• Organiser, distribuer, transmettre le courrier
• Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi
• Préparer le courrier au départ et l’expédition
• Assurer le suivi des budgets courriers par entité
• Participer aux autres tâches du bureau de la logistique en tant que de besoin
• Intervenir sur deux sites et dans un cadre interministériel

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Esprit d'équipe

Outils

Suite Office

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Dans le cadre de l’organisation quotidienne du service qui sera définie collectivement, vous serez amené(e) à:

• Réceptionner, classer, enregistrer courriers et courriels
• Organiser, distribuer, transmettre le courrier
• Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi
• préparer le courrier au départ et l’expédition
• assurer le suivi des budgets courriers par entité
• Participer aux autres tâches du bureau de la logistique en tant que de besoin

Votre environnement professionnel:

Activités du service

Le service interministériel de la logistique du secrétariat commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Au sein du SGC, le service de la logistique est chargé d’assurer la fluidité du courrier, de sélectionner le courrier réservé et d’en suivre le cheminement et les délais, d’assurer la fonction d’accueil physique et téléphonique et d’assurer des opérations logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des services du SGC, de la préfecture et des DDI.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Poste sur périmètre interministériel
• Interventions sur deux sites
• Réactivité, polyvalence, capacité à s’adapter aux situations
• Obligation de réserve et de discrétion
• Permis B - Livraison du courrier sur plusieurs sites

Composition et effectifs du service:

Effectif 14 agents: 1A -2B, 11C

Liaisons hiérarchiques:

Cheffe du service interministériel de la logistique et son adjoint

Liaisons fonctionnelles:

• Tous les services du SGC, de la préfecture, DDI et autres services de l’Etat
• La poste
• Collectivités

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique: niveau pratique requis

Savoir-faire:

Savoir s'organiser: niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe: niveau pratique requis

Savoir-être:

Savoir s'adapter: niveau pratique requis

Avoir le sens des relations humaines: niveau pratique requis

Savoir communiquer: niveau pratique requis

Faire preuve de rigueur et de méthode: niveau pratique requis

Présentation de Préfecture du Tarn

Préfecture du Tarn