Agent polyvalent accueil / standard, suppléance courrier (H/F)

PREFECTURE DE DEPARTEMENT NIEVRE; Nevers; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

La Préfecture du Nievre recrute un agent polyvalent d’accueil et de standard, avec suppléance courrier, H/F, pour une mission CDD de 2 mois. Vous assurez l’accueil des publics, la gestion des flux et la médiation des démarches administratives, avec des tâches de courrier et de soutien au BRU.

Poste à temps plein (35H/semaine) en journée, dans les locaux de la Préfecture, selon les grilles ministérielles. Débutant accepté et expérience non requise.

Qualifications

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Identifier, traiter une demande client
• Savoir-être professionnels: être à l’écoute, empathie; rigueur et précision; sens du service

Responsabilités

• Accueil et information des publics au hall de la Préfecture et PAN
• Gestion des flux et médiation pour les démarches publiques (ANTS, armes, procuration électorale, etc.)
• Réception des appels et transmissions du courrier et du RESCOM
• Organisation et suivi du courrier et du transport postal

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un p​

Identifier, traiter une demande client

Formation

Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 213WSLF
Agent polyvalent accueil / standard, suppléance courrier (H/F)

Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de système d'information et de communication, de logistiques, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents du SGCD, des DDIS et de la Préfecture.Vos activités principales :Les missions s'intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l'usager du SGCD.Accueil et Point d'Accueil Numérique (PAN) :- assurer l'accueil et l'information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ;- ouverture et fermeture de l'entrée du hall de la Préfecture ;- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d'identité, remise des badges, ouverture des portes d'accès.) ;- gestion des flux en lien avec les points numériques ;- assurer une médiation permettant d'accueillir, d'orienter et d'accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d'adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l'État/inscriptions sur les listes électorales/demande d'extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.L'accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.Standard- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d'Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ;- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d'ouvertures du Bureau des Sécurités;- gérer les appels du corps préfectoral ;- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ;- gérer l'alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien ;- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.Suppléance au courrierOrganisation de la mission pour les trois structuresRéception, organisation et transmission du courrier des différentes structurescontrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)Affranchissement et envoi du courrierOrganisation de la navetteSuivi du courrier au sein des servicesTraitement du courrier réservéTransferts courriels usagers préfectureGestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)Suivi des coûts d'affranchissementStatistiques et comptabilité du bureautiqueGestion des stocks spécifiques à la PosteÉdition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits

Type de contrat CDD - 2 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon les grilles ministérielles

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Identifier, traiter une demande client

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale