Agent administratif et accueil SIEGE 2140

ARSEA; Strasbourg; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés trimestriels

CSE sorties et réductions

Indemnité vélo

Convention collective 66

Mobilité interne

Reprise ancienneté

Prime SEGUR

Job summary

ARSEA recrute un assistant administratif et accueil F/H en CDI temps plein à Ostwald (1 rue du Pic vert). Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, la gestion du courrier et la préparation de dossiers, en binôme à mi-temps avec une autre assistante, puis vous participez à l’accueil centralisé du bâtiment Pic Vert regroupant 7 établissements.

Vous organisez des réunions, rédigez des courriers et comptes rendus, gérez les badges, les fournitures et les abonnements.

Qualifications

• Diplôme BAC à BAC+2 exigé.
• Expérience 1 à 3 ans souhaitée.
• Expérience poste similaire appréciée.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, préparation de dossiers.
• Organisation et gestion de réunions et préparation des salles.
• Rédaction de courriers et de comptes rendus.
• Gestion administrative des assurances immobilières et des véhicules.
• Gestion des abonnements et du matériel de téléphonie.
• Accueil des visiteurs et orientation des personnes.
• Transmission des informations et gestion des badges.
• Gestion et médiation en salle d’attente.
• Tri du courrier et affranchissement.
• Gestion centralisée des fournitures de bureau.

Skills

Savoir-être

Discrétion

Organisation

Rigueur

Autonomie

Hiérarchiser l'info

Initiative

Education

BAC à BAC+2

Job description

La Direction Générale de l’ARSEA pilote l’association. Elle centralise et mutualise les fonctions financières, ressources humaines, qualité, administration développement, informatique, projets immobiliers, sécurité des bâtiments communication. Son rôle est d’assurer un appui aux établissements et services afin de garantir une qualité d’accompagnement

Elle recrute, 1 Assistant administratif et accueil F/H en CDI temps plein.

Votre quotidien à nos côtés :

A mi-temps en binôme avec une autre assistante administrative et d’accueil de la Direction Générale :

• Accueil téléphonique et physique,
• Gestion du courrier entrant et sortant,
• Préparation de dossiers
• Organisation et gestion de réunions et préparation des salles de réunion
• Rédaction de courriers et de comptes rendus.
• Gestion administrative des assurances immoblières et des véhicules en lien avec le service financier et les différents établissements de l’ARSEA
• Gestion des abonnements et matériels de téléphonie mobile

A mi-temps à l’accueil centralisé du bâtiment Pic vert regroupant 7 établissements et services dont la Direction Générale

• Accueil téléphonique et physique
  • Accueil des visiteurs et des prestataires extérieurs – tenue des registres de visites et de sécurité
  • Orientation des personnes accueillies.
  • Gestion des badges de circulation
  • Gestion et médiation en salle d’attente
• Transmission des informations aux différents interlocuteurs (accès logiciels, outil de réservation des salles/rdv),
• Gestion de la messagerie vocale de l’accueil téléphonique général (changement annonce, message fermeture, réception et transmission des appels)
• Traitement du courrier :
  • Réception du courrier/colis/livraison et tri (sans ouverture si service identifié).
  • Départ du courrier : affranchissement pour tous les services du bâtiment
• Gestion centralisée des fournitures de bureau.

Le poste n’est pas éligible au télétravail

Lieu de travail : Ostwald 1 rue du Pic vert

Les avantages à nous rejoindre :

• 9 congés trimestriels supplémentaires par an selon le temps de travail
• CSE – sorties, réduction, cartes cadeaux/vacances
• Indemnité kilométrique vélo jusqu’à 400€ par an
• Convention collective 66
• Des perspectives d’évolution et de mobilité interne
• Reprise en totalité de l’ancienneté
• Prime SEGUR (238€ bruts mensuels)

Diversité de formations proposées

Diplôme(s) attendu(s) : BAC à BAC+2.

Expérience souhaitée : Entre 1 et 3 ans

Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.

Compétences attendues :

• Savoir être et qualités relationnelles
• Discrétion – respect de la confidentialité
• Organisation et rigueur
• Capacité à hiérarchiser l’information et à la transmettre de manière pertinente
• Esprit d’initiative et autonomie
• Capacités d’adaptation et à faire face aux imprévus