ADV / Assistant.e opérationnel H/F/X

G- ON; France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de support administratif recherche un·e Assistant·e ADV / Opérationnel·le pour soutenir les Directeurs de Projet dans leurs missions. Le candidat idéal aura une formation Bac+2/3 et une première expérience réussie en ADV. Ce poste implique de gérer des contacts commerciaux, préparer des contrats et suivre la facturation. Télétravail partiel possible 1 jour par semaine.

Qualifications

• Première expérience réussie en ADV ou support administratif opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement des logiciels de gestion.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et travailler en coordination.

Responsabilités

• Assurer le suivi commercial et la mise à jour des données clients.
• Préparer et suivre les contrats et les factures.
• Participer à la planification de projets et gérer les affectations.
• Suivre les achats internes et les factures fournisseurs.
• Contribuer à la clôture financière et aux contrôles de gestion.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Bon relationnel

Formation

Formation Bac+2/3

Outils

CRM / ERP type Everwin SX

Description du poste

Overview

L’Assistant·e ADV / Opérationnel·le assure un rôle clé de soutien administratif et de contrôle pour garantir la bonne exécution des missions. Il/elle accompagne les Directeurs de Projet (DP) dans leurs tâches quotidiennes, tout en veillant à la cohérence et à la fiabilité des données commerciales, contractuelles et de gestion.

Domaines d’intervention

1. Suivi Commercial & CXM

• Mise à jour et suivi des listes de contacts, prospects, partenaires et clients.
• Gestion et suivi du pipe commercial sur SX (probabilités, échéances, montants).
• Aide à la préparation des appels d’offres (AO) et des devis (cohérence avec la politique commerciale et tarifaire).
• Suivi et mise à jour des fiches de références (SX / Filemaker).

2. Contractualisation & Facturation

• Préparation et suivi des contrats/CEP dans SX.
• Assistance aux DP dans la définition des plans de facturation.
• Préparation, émission et suivi des factures (clients et relances).
• Vérification des données comptables et modalités spécifiques (multi-entités, plateformes dématérialisées, etc.).

3. Planning & Affectation

• Suivi et contrôle des plans de charge (projets, études, décalages).
• Participation aux réunions de planification (COMIB / COTECH, lancements projets).
• Diffusion des informations sur les affectations et ajustements.

4. Suivi Fournisseurs & Achats

• Préparation et suivi des bons de commande, frais de certification, sous-traitance.
• Suivi et traitement des factures fournisseurs (projets et internes).
• Gestion des achats internes (logiciels, formations, prestations, matériel).

5. Suivi Financier & Contrôle de Gestion

• Suivi et consolidation des plans de facturation et du chiffre d’affaires.
• Revue ponctuelle des projets, devis et indicateurs.
• Contribution à la clôture mensuelle et trimestrielle (temps, notes de frais, export comptable).

6. Backoffice SX

• Gestion des accès administratifs et demandes de support.
• Vérifications et corrections dans l’outil SX (dévalidations, cohérences, etc.).

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion, administration des ventes, assistance commerciale ou équivalent.
• Première expérience réussie en ADV, back-office, ou support administratif opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement de logiciels de gestion (CRM / ERP type Everwin SX).
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Bon relationnel et goût pour le travail en coordination avec différents interlocuteurs.

Conditions du poste

• Contrat : CDI
• Télétravail partiel possible 1j/semaine maximum