Alternant(e) Administration des Ventes (ADV)

PIMAN Group; Lyon; Sur place; EUR 29 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

PIMAN Group Lyon recherche un(e) chargé(e) ADV administratif pour assurer le suivi des missions, la saisie des contrats et la facturation mensuelle. Vous travaillerez en lien étroit avec les équipes commerciales et opérationnelles.

Profil Bac+2 à Bac+5 en gestion/administration avec une première expérience en milieu de services est un plus; rigueur, organisation et discrétion sont attendues.

Qualifications

• Bonne compréhension des chiffres et des indicateurs
• Capacité à gérer des tâches administratives et financières courantes

Responsabilités

• Création et suivi des missions (Rédaction des ordres de mission)
• Saisie et gestion des contrats, bons de commande et avenants
• Suivi et validation des temps des consultants (relevés d’activités)
• Préparation et émission de la facturation mensuelle : Vérification de la conformité des éléments de facturation
• Suivi des encours et relances paiements clients en lien avec la comptabilité
• Suivi des sous-traitants (contrats, documents société, factures)
• Rapports d’activité et listings mensuels envoyés par mail
• Interface avec les équipes commerciales, RH et comptabilité
• Accueil téléphonique occasionnel
• Toute tâche relevant du service de la Direction Générale et Financière selon les besoins

Connaissances

Bonne compréhension des chiffres

Formation

Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration, commerce ou équivalent

Description du poste

Au cœur de l’activité, vous assurez le suivi administratif des missions de nos consultants, en lien étroit avec les équipes commerciales et opérationnelles.

• Création et suivi des missions (Rédaction des ordres de mission)
• Saisie et gestion des contrats, bons de commande et avenants
• Suivi et validation des temps des consultants (relevés d’activités)
• Préparation et émission de la facturation mensuelle : Vérification de la conformité des éléments de facturation (TJM, jours travaillés, conditions contractuelles, frais de déplacement)
• Suivi des encours
• Suivi des relances paiements clients en lien avec le service comptabilité clients
• Suivi des sous-traitants (contrats, documents société, factures etc..)
• Point ADV mensuel formalisé par mail avec les BM (listing de toutes les commandes manquantes, les missions qui s’arrêtent dans les 30 jours, retards de paiement, ODM non validés)
• Support aux Appels d’Offres et référencements clients
• Interface avec les équipes commerciales, RH et comptabilité
• Mise à jour des tableaux de suivi d’activité et reporting
• Accueil téléphonique (de temps en temps)
• De façon occasionnelle, toute tâche relevant du service de la Direction Générale et Financière

Profil recherché

• Formation en cours : Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, commerce ou équivalent
• Une première expérience (stage ou alternance) en gestion administrative ou environnement de services est un plus

Compétences techniques :

• Bonne compréhension des chiffres

Qualités requises :

• Rigueur et sens du détail
• Organisation et gestion des priorités
• Bon relationnel (échanges fréquents avec consultants, managers et clients)
• Esprit d’équipe
• Discrétion et sens de la confidentialité