ADMINISTRATION DES VENTES H/F

MYLOK; Nîmes; On-site; EUR 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

MYLOK recherche un Assistant(e) Administration des Ventes pour assurer la gestion administrative et la relation client au cœur du service. Vous serez rattaché(e) au responsable et contribuerez à l’enregistrement des entrées/sorties de parc, à la facturation et au suivi des dossiers techniques et financiers.

Le poste requiert une expérience ADV, une maîtrise des outils informatiques et une capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience confirmée sur un poste ADV ou équivalent.
• Maîtrise des outils ERP et Excel, et maîtrise de la suite Office.
• Bonne compréhension et utilisation des outils liés à l’intelligence artificielle.
• Capacité à adopter une posture pédagogique pour accompagner les agences dans les process.
• Esprit d’équipe et sens de l’organisation développés.

Responsibilities

• Gérer les entrées et sorties de parc: déclarations d’identification, commandes fournisseurs, création des matériels et attribution des numéros de parc.
• Réceptionner les bons de livraison, enregistrer les entrées de matériels et mettre à jour les numéros de série et les caractéristiques techniques.
• Suivre les accessoires, supports publicitaires et documents techniques associés aux matériels.
• Organiser les mises en service et assurer le suivi des vérifications et plans d’entretien.
• Gérer les dossiers administratifs des véhicules: cartes grises, rachats, vignettes Crit’Air et déclarations auprès des assurances.
• Traiter les factures fournisseurs et suivre les dossiers financiers et règlements.
• Organiser la réception et la distribution des dispositifs Trackunit et les enregistrer dans les outils informatiques.
• Suivre les mouvements de parc, transferts, inventaires et situations particulières (matériels non plaqués, perdus, clés).
• Veiller à la fiabilité des données et au respect du plan statistique lors de la création des matériels.
• Gérer le parc 11 et les opérations de location-vente.
• Gérer les sorties de parc: proformas, facturation, archivage et encaissements.
• Organiser les enlèvements et restitutions et archiver les ordres de réparation.
• Suivre les sinistres et vols; relancer les agences et commander les pièces de remplacement.
• Réaliser les démarches de mise au rebut et transferts de cartes grises.
• Constituer et suivre les garanties constructeur et recenser les coûts non remboursés.

Skills

Autonomie

Organisation

Rigueur

Esprit d’équipe

Maîtrise Excel

Education

BAC+2/3 en commerce ou gestion

Tools

ERP

Excel

Zeendoc

Job description

Nous recherchons notre Assistant(e) Administration des Ventes — un poste clé au cœur de la gestion administrative et de la relation client.

Rattaché(e) à votre responsable, vous serez chargé(e) de :

• Assurer la gestion des entrées de parc : déclarations d’identification, commandes fournisseurs, création des matériels et accessoires, attribution des numéros de parc et gestion des plaques d’identification.

• Réceptionner les bons de livraison, enregistrer les entrées de matériels et mettre à jour les numéros de série, les affectations, les dates d’entrée et les caractéristiques techniques.

• Assurer le suivi des accessoires, des supports publicitaires et des documents techniques associés aux matériels.

• Organiser les mises en service et assurer le suivi des vérifications générales périodiques (VGP), des contrôles techniques et des plans d’entretien.

• Gérer les dossiers administratifs des véhicules : cartes grises, rachats en fin de contrat, vignettes Crit’Air et déclarations d’entrée auprès du service assurances.

• Assurer le traitement des factures fournisseurs non validées, ainsi que le suivi des dossiers financiers et des règlements fournisseurs.

• Organiser la réception et la distribution des dispositifs de géolocalisation Trackunit, superviser leur mise en service et assurer leur enregistrement dans les outils informatiques.

• Assurer le suivi des mouvements de parc, des transferts de matériels vers le parc « 11 », des inventaires et des situations particulières (matériels non plaqués, perdus ou clés égarées).

• Veiller à la fiabilité des données du parc, au respect du plan statistique lors de la création des matériels et au suivi des renouvellements théoriques en lien avec les directions concernées.

• Assurer la gestion administrative du parc « 11 » et le suivi des opérations de location-vente.

• Gérer les sorties de parc et les cessions de matériels : établissement des proformas, facturation, transmission des documents originaux, archivage des dossiers et suivi des encaissements.

• Organiser les enlèvements des matériels par les clients et assurer le suivi administratif des restitutions, notamment la clôture des ordres de réparation, les rendez-vous et l’archivage.

• Assurer le suivi administratif des sinistres et des vols concernant les sorties de parc, établir les proformas destinées aux clients, relancer les agences et commander les accessoires de remplacement nécessaires.

• Organiser la mise au rebut des matériels hors service, tenir les registres correspondants et effectuer les démarches administratives liées aux transferts de cartes grises et aux dossiers financiers associés.

• Constituer et suivre les dossiers de garantie constructeur en lien avec la direction technique, et recenser les coûts de garanties non remboursées pour contribuer aux négociations d’achat.

• Créer et administrer la base de données des pièces techniques, assurer le suivi de leur référencement et mettre à jour les inventaires.

• Contrôler et suivre les ordres de réparation des ateliers, effectuer les relances nécessaires et assurer le suivi des commandes de pièces de carrosserie.

• Assurer l’archivage des documents du parc matériel et résoudre les difficultés liées à l’utilisation de Zeendoc

• Autonomie, dynamisme et sens de l’organisation.

• Expérience confirmée sur un poste ADV ou équivalent.

• Aisance avec les systèmes d’information (ERP, Excel, etc.) et parfaite maîtrise de la suite Office.

• Bonne compréhension et utilisation des outils liés à l’intelligence artificielle.

• Capacité à adopter une posture pédagogique afin d’accompagner les agences dans l’application et l’optimisation de certains process.

• Esprit d’équipe développé et goût prononcé pour le travail collaboratif.

Pourquoi nous rejoindre ?

Parce que vous aurez l’opportunité de jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’administration des ventes, tout en valorisant vos compétences dans un environnement dynamique, structuré et en constante évolution.