Assistant commercial ADV (H/F)

EssilorLuxottica Group; Ivry-sur-Seine; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

EssilorLuxottica recherche un(e) Assistant(e) ADV en Île-de-France pour prendre en charge la facturation, le suivi des documents et la coordination avec les équipes Commerciale, Comptabilité et Logistique.

Vous assurerez la mise à jour des données clients et produits, la qualité des informations et le pilotage des tableaux de bord. Formation Bac+2/3 exigée et expérience ADV bienvenue.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en Gestion, Administration des Ventes ou Assistanat.
• Expérience réussie dans une fonction ADV, assistanat commercial ou administration des ventes.
• Une expérience de la coordination logistique ou de la planification serait un plus.

Responsibilities

• Gestion administrative de la facturation et émission des factures.
• Suivre le cycle de facturation et assurer la conformité des documents.
• Gérer les demandes liées à la facturation et corrections.
• Coordination des dossiers ADV et interface avec les équipes Commerciale, Comptabilité, Planification et Logistique.
• Suivi des régularisations et lettrage des éléments comptables.
• Mise à jour des bases de données clients et produits.
• Mise à jour des tableaux de bord et fichiers de pilotage.
• Gestion des reprises de matériel en magasin et coordination logistique.

Skills

Processus ADV

Excel

Outlook/Teams/Drive

Gestion multi-dossiers

Rigueur administrative

Organisation

Education

Bac+2 à Bac+3 en Gestion

Job description

Si vous avez déjà porté des lunettes, nous nous sommes déjà rencontrés.

Nous sommes un leader mondial dans la conception, la fabrication et la distribution de verres ophtalmiques, de montures et de lunettes de soleil. Nous offrons à nos partenaires de l’industrie dans plus de 150 pays l’accès à une plateforme mondiale de produits de soins de la vue de haute qualité (tels que la marque Essilor, avec Varilux, Crizal, Eyezen, Stellest et Transitions), des marques emblématiques que les consommateurs adorent (telles que Ray-Ban, Oakley, Persol, Oliver Peoples, Vogue Eyewear et Costa), ainsi qu’un réseau qui offre aux consommateurs des soins de la vue de haute qualité et des expériences d’achat de premier ordre (tels que Sunglass Hut, LensCrafters, Salmoiraghi & Viganò et le réseau GrandVision), et des plateformes de e-commerce de premier plan.

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Ce que vous ferez

Au sein du service administration des ventes de la Direction Instruments, vous serez en charges des missions suivantes :

• 1 . Gestion administrative de la facturation
• Établir, contrôler et émettre les factures clients et partenaires financiers.
• Assurer le suivi du cycle de facturation et veiller à la conformité des documents émis.
• Gérer les demandes liées à la facturation et apporter les corrections nécessaires.
• Suivre les dossiers jusqu'à leur parfaite finalisation administrative.
• 2. Gestion des régularisations et suivi comptable
• Traiter les opérations de régularisation (avoirs, refacturations, corrections de dossiers).
• Assurer la transmission des éléments comptables nécessaires aux opérations de lettrage.

Participer à la résolution des écarts et anomalies administratives.

3. Administration et fiabilisation des données

• Assurer la mise à jour et le contrôle des bases de données clients, produits et financements.
• Garantir la qualité et la cohérence des informations renseignées dans les outils de suivi.
• Mettre à jour les tableaux de bord et fichiers de pilotage de l'activité.
• Veiller à la traçabilité et à l'exactitude des informations administratives.

4. Coordination opérationnelle

• Être l'interlocuteur privilégié des services internes dans le suivi des dossiers.
• Assurer l'interface avec les équipes Commerciales, Comptabilité, Planification, Logistique et partenaires financiers.
• Participer à la fluidité des échanges et au respect des délais de traitement.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus ADV .

Missions complémentaires / Gestion de projets opérationnels

Coordination des reprises de matériel en magasin

• Réceptionner et analyser les demandes de reprise émises par la force de vente.
• Organiser et coordonner les opérations de reprise avec les équipes de planification et les transporteurs.
• Assurer le suivi administratif et logistique des dossiers de reprise jusqu'à leur clôture.
• Garantir le respect des délais et la satisfaction des interlocuteurs.

Gestion opérationnelle de dossiers de planification

• Piloter l'organisation des installations de matériel auprès des clients.
• Coordonner les différents acteurs impliqués dans les projets d'installation.
• Définir et valider les dates d'intervention en lien avec les contraintes opérationnelles.
• Assurer la confirmation et le suivi des rendez-vous d'installation.
• Veiller au bon déroulement des opérations et à la satisfaction des clients.

Ce qui vous différencie

Savoir-faire

• Maîtrise des processus ADV et de facturation.
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Outlook, Teams, Drive).
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Rigueur administrative et sens de l'organisation.
• Aisance dans le suivi de données et les contrôles de cohérence.

Savoir-être

• Sens du service client.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Esprit d'équipe et capacité de coordination.
• Réactivité et gestion des priorités.
• Autonomie et force de proposition.

Ce poste intéressera :

• Formation Bac +2 à Bac +3 en Gestion, Administration des Ventes ou Assistanat.
• Expérience réussie dans une fonction ADV , assistanat commercial ou administration des ventes.
• Une expérience de la coordination logistique ou de la planification serait un plus.

Notre engagement en matière de diversité, d’équité et d’inclusion

Nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Nous célébrons la diversité et offrons des opportunités égales à chacun, quel que soit son origine ethnique, son genre, la race, la religion, le handicap, l'orientation sexuelle ou toute autre caractéristique qui fait notre singularité.