Adjoint.e en gestion de scolarité H/F

Panthéon-Sorbonne; Paris; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Full time

Job summary

L’Université Panthéon Sorbonne recherche un(e) chargé(e) de gestion de la scolarité en langues au sein du Département des Langues. Vous saisirez les enseignements sur APOGÉE, gérerez les inscriptions sur RESERVALANG et RESERVEXAM, et assurerez l’accueil et l’orientation des étudiants.

Vous travaillez en équipe, avec rigueur et une bonne expression écrite et orale, et vous assurez le suivi administratif des examens et des résultats, incluant l’organisation des sessions et le traitement des

Qualifications

• Maîtrise des logiciels de scolarité et des outils informatiques
• Bonne connaissance du fonctionnement d’une scolarité et des règlements
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer clairement

Responsibilities

• Gestion de la scolarité en langues et saisie des enseignements sur APOGÉE
• Gestion des inscriptions pédagogiques par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée
• Gestion des TD et examens et suivi du portefeuille enseignant·e·s
• Accueil, orientation et information des étudiants et traitement des mails des adresses génériques
• Préparation des examens et gestion administrative des journées d'examens
• Gestion des réclamations et des copies après publication des résultats
• Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC et traitement des inscriptions au test TOEIC
• Surveillance des tests TOEIC sur la base du volontariat
• Missions susceptibles d’évoluer selon les besoins du service

Skills

Excel

Informatique

Organisation

Rigueur

Travailler en équipe

Tools

APOGÉE

RESERVALANG

RESERVEXAM

Job description

Le Département des Langues est un service général de l'Université Panthéon Sorbonne chargé de l'organisation des enseignements linguistiques pour l'ensemble des UFR à l'exception des enseignements en Licence pour l'Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS), et pour l'Ecole de Management de la Sorbonne (EMS), des filières délocalisées et des formations à distance.

Descriptif du poste

Gestion de la scolarité en langues

Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2

Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2

Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’ enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2

Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)

Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité

Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an

Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie

Classement et archivage des copies d’examen

Appui à la gestionnaire en charge du TOEIC

Traitement des demandes d’inscription en TD de préparation, S1 et S2 (édition des laissez-passer sur Apogée, inscriptions pédagogiques)

Traitement des demandes d’inscription au test TOEIC (traitement des demandes individuelles, envoi des convocations)

Sur la base du volontariat, surveillance des tests TOEIC, un samedi matin par mois de novembre à juin

Missions susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Profil recherché

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)

Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL

Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements

Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université

Savoir-être :

Sens de l’organisation

Rigueur

Travailler en équipe

Réactivité

Sens du service public

Bonne qualité d’expression écrite et orale