Département des langues - Adjoint.e en gestion de scolarité - Poste vacant

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybrid; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Panthéon-Sorbonne recrute un Adjoint.e en gestion de scolarité pour assurer la saisie et le suivi des enseignements en langues, l’inscription pédagogique et le management du portefeuille enseignants. Vous participerez à l’organisation des examens et au suivi des procédures liées à APOGÉE et Reserverlang/Reserverexam, avec disponibilité certains samedis.

Vous interviendrez auprès des étudiants et des composantes, et vous collaborerez avec l’équipe administrative du Département des Langues pour

Qualifications

• Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (structure des enseignements, inscriptions et résultats).
• Maîtrise des outils informatiques et d’Excel.
• Connaissances du fonctionnement de la scolarité et des règlements universitaires.

Responsibilities

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2.
• Gestion des inscriptions pédagogiques par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2.
• Gestion du portefeuille d’enseignant.es et suivi des TD (informations calendrier et règlements).
• Paramétrage et vérification des saisies des résultats sur Apogée, S1 et S2.
• Accueil et information des étudiants (physique, téléphone, mails).
• Préparation des examens et organisation des journées d’examens, avec présence certains samedis.
• Gestion des inscriptions TOEIC et des sessions de test internes en lien avec ETS Global.

Skills

Organisation

Rigueur

Travailler en équipe

Réactivité

Sens du service public

Tools

APOGÉE

RESERVALANG

RESERVEXAM

EXCEL

Job description

Département des langues - Adjoint.e en gestion de scolarité - Poste vacant

Offre d'emploi personnels

Descriptif de l'employeur

Le Département des Langues est un service général de l'Université Panthéon Sorbonne chargé de l'organisation des enseignements linguistiques pour l'ensemble des UFR à l'exception des enseignements en Licence pour l'Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS), et pour l'Ecole de Management de la Sorbonne (EMS), des filières délocalisées et des formations à distance.

Descriptif du poste

Gestion de la scolarité en langues

Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2

Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2

Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD – portefeuille individuel d’une vingtaine d’ enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2

Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)

Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité

Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an

Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie

Classement et archivage des copies d’examen

Gestion du TOEIC

Gestion des inscriptions en TD de préparation (8 TD), S1 et S2: préparation et diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes, édition des laissez-passer sur Apogée (IA), inscriptions pédagogiques, suivi de l'assiduité en lien avec les enseignant.es des TD

En lien avec la responsable administrative, préparation des sessions de test TOEIC internes: planning annuel des tests, réservation des amphis et salles, organisation des surveillances; diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes; commandes des sessions de test à ETS Global sur l'interface client; préparation des matinées de test (listes, plans de salle...)

Gestion des demandes d’inscription au test TOEIC: traitement des listes d'inscrit.es communiquées par les UFR, traitement des demandes individuelles des étudiant.es, traitement des demandes d'aménagement (pour les étudiant.es en situation de handicap), mises en paiement, envoi des convocations

En lien avec la gestionnaire financière et la responsable administrative, transmission des informations nécessaires à l'établissement des documents RH et financiers relatifs au TOEIC (facturations, états liquidatifs...)

Sur la base du volontariat, administration (après formation spécifique auprès d'ETS Global) et/ou surveillance des tests TOEIC, un samedi matin par mois de novembre à juin

Missions susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

Profil recherché

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES

Présentation du Département des Langues (DDL) : Le Département des langues est une structure transversale de Paris 1 qui dispense 14 langues (11 vivantes et 3 anciennes) à 13 000 étudiant.es chaque année, encadré.es par environ 90 enseignant.es titulaires (et assimilé.es ) et une centaine d’ enseignant.es vacataires. Le Département des langues accueille des étudiant.es de toutes les UFR et composantes de l’université, ainsi que des étudiant.es étrangèr.es exilé.es , réfugié.es ou demandeur.euses d’asile dans le cadre de 2 diplômes universitaires.

L’équipe administrative est composée de 9 BIATSS :

1 coordinatrice de scolarité

5 gestionnaires de scolarité

1 gestionnaire financière

1 technicien logistique

Contraintes particulières liées aux activités du service :

Ponctualité liée au respect des horaires d’ouverture du public

Disponibilité le samedi pour les journées d’examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et, sur la base du volontariat, certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agent.es gérant le TOEIC) – présences récupérées avec un jour de congé

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)

Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL

Bonnes connaissances sur le fonctionnement d’une scolarité et les règlements

Connaissances générales sur l’enseignement supérieur et sur le fonctionnement d’une université

Savoir-être :

Sens de l’organisation

Rigueur

Travailler en équipe

Réactivité

Sens du service public

Bonne qualité d’expression écrite et orale