Le Pôle Langues recrute un vacataire administratif

Assas Universite; Paris; Hybrid; EUR 17.000 - 25.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Assas Universite recrute un vacataire administratif pour le Pôle Langues. Vous assurez le suivi administratif des dossiers des enseignants vacataires et des recrutements, et vous participez au secrétariat de direction et à la préparation de réunions.

Vous gérerez aussi les aspects logistiques et financiers, l’accueil des usagers et le respect des règles de vie universitaire, en veillant à la transmission précise des informations et au classement des documents.

Qualifikationen

• Rédaction administrative et suivi des dossiers
• Maîtrise d’Excel et des procédures administratives
• Gestion des échéances et de l’information interne

Aufgaben

• Suivi administratif: préparation et suivi des dossiers enseignants vacataires et recrutements
• Secrétariat de direction: classement, archivage et aide à la préparation de réunions
• Prise en charge des aspects logistiques: inscriptions, évaluations et journées d’accueil
• Gestion financière: élaboration et suivi du budget et des dépenses
• Gestion des matériels et fournitures
• Accueil et information des usagers du Pôle Langues
• Respect des règles de vie universitaire et sécurité du personnel et des étudiants

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Réactivité

Autonomie

Travail en équipe

Ausbildung

Baccalauréat ou équivalent

Tools

APOGEE

CELCAT

OSE

JEFYCO

Jobbeschreibung

Le Pôle Langues recrute un vacataire administratif

Le Pôle Langues de l'université Paris-Panthéon-Assas recrute un vacataire administratif

Établissement : Université Paris-Panthéon-Assas
Métier ou emploi type : REME, REFERENS, BIBLIOFIL
Catégorie : B
Corps : Contractuel
Service : Pôle Langues
Lieu de travail : Pôle Langues, Centre Assas, 92 rue d’Assas, 75006 Paris

Le Pôle Langues recrute un vacataire administratif

Activités principales

• Suivi administratif :
  -Préparation et suivi de dossiers administratifs pour les enseignants vacataires, permanents et contractuels.
  - Préparation et suivi des recrutements.
• Secrétariat de direction : classement et archivage, assistance à la direction pour la préparation de réunions et d’évènements exceptionnels et au traitement de dossiers ponctuels, traitement et rédaction des courriers.
• Prise en charge des aspects logistiques :
  -des inscriptions des étudiants aux TD de langues facultatives,
  -des évaluations de niveau de langue des étudiants candidats aux programmes d’échanges ERASMUS et aux postes d’assistants de français à l’étranger, en lien avec l’action internationale,
  -des portes ouvertes et journées d’accueil sur les centre Assas et Vaugirard, etc.
• Gestion financière : élaboration et suivi du budget, gestion financière des dépenses, classement et archivage des opérations financières.
• Gestion des matériels et fournitures.
• Accueil et information des usagers du Pôle Langues : étudiants et enseignants.
• Contribution au respect des règles de vie à l’université, et à la sécurité des étudiants et du personnel.

Conditions particulières d’exercice (NBI, régime indemnitaire - groupe de fonctions IFSE …) : Calendriers de gestion et de paie
Encadrement : NON
Nombre d'agents encadrés par catégorie : Aucun
Conduite de projet : NON

Connaissances, savoirs

Techniques de rédaction administrative, procédures de gestion financière et administrative, maîtrise d’Excel.
Maîtrise des logiciels de gestion de l’université : APOGEE / CELCAT / OSE / JEFYCO.

Savoir-faire

Vérifier et transmettre des informations, rédiger et mettre en forme des documents, maîtriser les techniques de communication, appliquer et faire appliquer des textes réglementaires, planifier les activités et échéances.

Assurer l’interface entre la direction, les enseignants et les étudiants.

Savoir être

• Être organisé, être réactif et dynamique, savoir prendre des initiatives, être autonome et savoir travailler en équipe.
• Apprécier le contact avec les enseignants et les étudiants.
• Être rigoureux.
• Savoir faire preuve de réserve et de discrétion, savoir s’adapter aux différents interlocuteurs.