Executive assistant

Nuclio Talent; Madrid; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Nuclio Talent busca un/a Executive Assistant para una compañía tecnológica del sector movilidad en Madrid. Darás soporte directo al equipo directivo, gestionando agendas, reuniones, viajes y eventos, y coordinarás comunicaciones con múltiples stakeholders.

Se requiere 3-5 años de experiencia en roles similares, inglés nivel C1/C2 y residencia en Madrid o disponibilidad para trasladarte. Serás un enlace clave entre áreas y facilitarás iniciativas estratégicas con discreción y gran capacidad

Qualifications

• Experiencia previa de 3-5 años en puestos de Executive Assistant, Personal Assistant, Assistant to CEO, Office Manager o similares.
• Inglés fluido (C1/C2), imprescindible, tanto oral como escrito.
• Residencia en Madrid o disponibilidad para trasladarse.
• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente.

Responsibilities

• Dar soporte directo al equipo directivo en la organización y gestión de su día a día.
• Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, desplazamientos y eventos.
• Organizar reuniones internas y externas, asegurando una correcta gestión de tiempos y prioridades.
• Preparar documentación, presentaciones, informes y materiales para reuniones.
• Coordinar la comunicación con interlocutores internos y externos.
• Realizar seguimiento de tareas, proyectos y compromisos del equipo directivo.
• Gestionar información confidencial con absoluta discreción.
• Coordinar equipos y stakeholders para facilitar iniciativas estratégicas.
• Anticiparse a incidencias y cambios de agenda, proponiendo soluciones.
• Organizar viajes de negocio y logística.
• Dar soporte en organización de eventos y reuniones corporativas.
• Gestión de tareas administrativas y proyectos ad hoc para el equipo directivo.

Skills

Executive support

Calendar management

Stakeholder coordination

Multitasking

Discretion

Tools

Office suite

Google Workspace

Job description

Desde Nuclio Talent buscamos un/a Executive Assistant para incorporarse a una compañía tecnológica del sector movilidad, en un entorno dinámico, internacional y de rápido crecimiento.

La persona que se incorporó dará soporte directo al equipo directivo, asegurando una gestión eficiente de sus agendas, prioridades y compromisos, y actuando como una figura clave de coordinación con diferentes equipos y stakeholders.

Buscamos una persona organizada, proactiva, resolutiva y con gran capacidad de anticipación, que disfrute trabajando en entornos dinámicos y tenga facilidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.

¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de un/a Executive Assistant?

• Dar soporte directo al equipo directivo en la organización y gestión de su día a día.
• Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, desplazamientos y eventos.
• Organizar reuniones internas y externas, asegurando una correcta gestión de tiempos y prioridades.
• Preparar documentación, presentaciones, informes y materiales necesarios para reuniones.
• Coordinar la comunicación con diferentes interlocutores internos y externos.
• Realizar seguimiento de tareas, proyectos y compromisos del equipo directivo.
• Gestionar información confidencial y sensible con absoluta discreción.
• Coordinar diferentes equipos y stakeholders para facilitar el desarrollo de iniciativas estratégicas.
• Anticiparse a necesidades, posibles incidencias y cambios de agenda, proponiendo soluciones de manera proactiva.
• Organizar viajes de negocio, incluyendo reservas, itinerarios y logística.
• Dar soporte en la organización de eventos, reuniones corporativas y otras iniciativas.
• Gestionar tareas administrativas y proyectos ad hoc vinculados al equipo directivo.
• Actuar como punto de contacto y facilitador/a entre el equipo directivo y diferentes áreas de la compañía.
• Experiencia previa de 3-5 años en posiciones de Executive Assistant, Personal Assistant, Assistant to CEO, Office Manager o similares.
• Experiencia trabajando directamente con perfiles directivos o C-Level.
• Excelente capacidad de organización, planificación y gestión del tiempo.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente.
• Persona proactiva, resolutiva, autónoma y orientada a resultados.
• Excelentes habilidades de comunicación y relación interpersonal.
• Atención al detalle y capacidad para trabajar con precisión.
• Alta capacidad de anticipación y resolución de problemas.
• Discreción y capacidad para gestionar información confidencial.
• Buen manejo de herramientas digitales y paquete Office/Google Workspace.
• Inglés fluido (C1/C2), imprescindible, tanto oral como escrito.
• Residencia en Madrid o disponibilidad para trasladarse.

Para destacar en este rol, necesitas:

• Tener una mentalidad hands-on y no esperar a que te digan qué hacer.
• Ser una persona con gran capacidad de anticipación y priorización.
• Sentirse cómoda/o trabajando en un entorno rápido, dinámico y con cambios constantes.
• Tener criterio para gestionar situaciones de forma autónoma y saber cuándo escalar.
• Ser capaz de interactuar con perfiles muy diversos, tanto internos como externos.
• Contar con excelentes habilidades de comunicación y negociación.
• Tener una actitud de servicio y orientación a facilitar el trabajo del equipo directivo.
• Ser una persona discreta, fiable y con un alto sentido de la responsabilidad.
• Tener facilidad para desenvolverte en un entorno internacional.
• Disfrutar trabajando en compañías en crecimiento donde las responsabilidades pueden evolucionar rápidamente.

¿Por qué debería aplicar a la oferta de un/a Executive Assistant?

Esta posición ofrece la oportunidad de trabajar muy cerca del equipo directivo de una compañía tecnológica en crecimiento, teniendo una visión transversal del negocio y participando en un entorno dinámico e internacional.

Tendrás un papel clave en la organización y coordinación del equipo directivo, con un alto nivel de autonomía, exposición y responsabilidad.

Además, podrás desarrollar una visión global del negocio, interactuar con diferentes áreas y stakeholders y participar en proyectos e iniciativas que van más allá de las funciones tradicionales de un Executive Assistant.

Si eres una persona organizada, proactiva, resolutiva y con capacidad para anticiparte a las necesidades de los demás, y buscas un entorno donde puedas tener impacto y seguir creciendo profesionalmente, esta oportunidad puede ser para ti.