Personal assistant CEO

World Medica; Madrid; On-site; EUR 30,000 - 48,000; Full time

Job summary

World Medica, en Alcobendas, busca incorporar un/a Personal Assistant to CEO para apoyar al CEO en asuntos personales, patrimoniales y administrativos, coordinando agenda, gestiones bancarias y la interlocución con asesores y proveedores.

La posición requiere experiencia previa junto a directivos, alto nivel de inglés y excelentes habilidades organizativas, discreción y trato profesional, con disponibilidad para viajes nacionales e internacionales.

Qualifications

• Experiencia previa en asistencia personal a altos directivos o empresarios.
• Nivel alto de inglés, hablado y escrito.
• Excelentes habilidades organizativas, autonomía y capacidad para gestionar distintas prioridades.
• Máxima discreción, responsabilidad y rigor en el tratamiento de información confidencial.
• Imagen profesional y habilidades de trato para representación e interlocución.

Responsibilities

• Coordinar la agenda personal del CEO y hacer seguimiento de compromisos.
• Gestionar gestiones bancarias, trámites y pagos autorizados.
• Dirigir la gestión administrativa de edificios y propiedades, con proveedores e incidencias.
• Apoyar asuntos patrimoniales e inversiones en coordinación con asesores.
• Organizar viajes de empresa: transporte, alojamiento e itinerarios.
• Mantener interlocución con asesores, proveedores y colaboradores nacionales e internacionales.
• Preparar documentación y seguimiento de asuntos pendientes con confidencialidad.

Skills

Inglés alto

Organización

Autonomía

Discreción

Gestión de agenda

Tools

MS Office

Job description

En World Medica buscamos incorporar un/a Personal Assistant to CEO para prestar apoyo directo y exclusivo al CEO de la compañía en la gestión de sus asuntos personales, patrimoniales y administrativos.

La posición incluye la coordinación de su agenda personal, la gestión administrativa de propiedades e inversiones, las gestiones bancarias, la interlocución con asesores y proveedores y la organización de viajes nacionales e internacionales de la compañía.

Principales funciones:

• Coordinar la agenda personal del CEO y realizar el seguimiento de sus compromisos.
• Realizar gestiones con entidades bancarias y dar seguimiento a trámites, documentación y pagos autorizados.
• Coordinar la gestión administrativa de edificios y propiedades, incluyendo mantenimiento, proveedores e incidencias.
• Prestar apoyo administrativo y documental en asuntos patrimoniales e inversiones, en coordinación con sus asesores.
• Organizar viajes de empresa: transporte, alojamiento, itinerarios y cambios de última hora.
• Mantener la interlocución con asesores, proveedores y colaboradores nacionales e internacionales.
• Preparar documentación y realizar el seguimiento de asuntos pendientes con máxima confidencialidad.

Perfil que buscamos:

• Experiencia previa en asistencia personal a altos directivos o empresarios.
• Nivel alto de inglés, hablado y escrito.
• Excelentes habilidades organizativas, autonomía y capacidad para gestionar distintas prioridades en un entorno dinámico y exigente.
• Máxima discreción, responsabilidad y rigor en el tratamiento de información confidencial.
• Imagen profesional cuidada y excelentes habilidades de comunicación y trato, acordes con las funciones de representación e interlocución del puesto.
• Manejo de Microsoft Office y herramientas digitales.
• Se valorará experiencia en gestiones bancarias, administración de propiedades y organización de viajes internacionales.

El puesto presencial en Alcobendas, requiere flexibilidad horaria y disponibilidad para atender necesidades puntuales fuera de la jornada habitual, conforme a las condiciones laborales establecidas.