Executive assistant

Randstad España; Barcelona; On-site; EUR 30,000 - 45,000; Full time

Job summary

Una importante multinacional busca un Executive Assistant para dar soporte directo al CFO, gestionando su agenda, viajes y comunicaciones. Se requieren 4-5 años de experiencia en un rol similar y un alto nivel de inglés. El candidato ideal será proactivo con atención al detalle. Se ofrece un entorno dinámico y desafiante en Barcelona.

Qualifications

• Mínimo de 4-5 años de experiencia como Executive Assistant o rol similar.
• Nivel alto de inglés (equivalente a C1), oral y escrito.
• Nivel avanzado de Microsoft Excel y dominio del paquete Microsoft Office.

Responsibilities

• Gestionar la agenda compleja de la CFO, programando reuniones y resolviendo conflictos.
• Preparar documentación confidencial y gestionar correos electrónicos.
• Planificar y gestionar viajes de negocio nacionales e internacionales.

Skills

Organización

Comunicación

Inglés (C1)

Microsoft Excel avanzado

Tools

Microsoft Office

Job description

HR Consultant 360 Randstad - Headhunter | RRHH | Selección de talento

Importante multinacional busca un/a Executive Assistant con una gran capacidad de organización, proactividad y atención al detalle para dar soporte directo a CFO.

La persona seleccionada será un pilar fundamental para maximizar la eficiencia de la dirección financiera, gestionando de manera impecable su agenda, viajes y comunicaciones, y asegurando una coordinación perfecta con el resto del equipo directivo.

Este rol requiere un alto nivel de profesionalismo, discreción y la habilidad para anticiparse a las necesidades en un entorno dinámico.

Funciones y responsabilidades principales

• Gestión Integral de la Agenda
  • Organizar y coordinar la compleja agenda de la CFO, programando reuniones, priorizando citas y resolviendo conflictos de calendario de manera proactiva.
  • Asegurar una sincronización constante y fluida con la agenda de la CEO, colaborando estrechamente con su Executive Assistant para alinear compromisos y reuniones estratégicas.
• Soporte Administrativo y Documental
  • Gestionar la preparación y firma de documentación confidencial.
  • Filtrar y gestionar correos electrónicos y llamadas, actuando como primer punto de contacto cuando sea necesario.
  • Preparar informes, presentaciones y otros documentos.
• Coordinación de Viajes
  • Planificar y gestionar todos los aspectos de los viajes de negocio nacionales e internacionales de la CFO, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados y la preparación de itinerarios detallados.
  • Coordinar la participación de la CFO en eventos, conferencias y reuniones externas e internas.
  • Gestionar la logística, preparación de materiales y seguimiento posterior a los eventos.

Requisitos

• Mínimo de 4-5 años de experiencia como Executive Assistant, Personal Assistant o en un rol similar, dando soporte a directivos de alto nivel (C-Level).
• Idiomas: Nivel alto de inglés (equivalente a C1), tanto oral como escrito. Es imprescindible para la comunicación diaria.
• Nivel avanzado de Microsoft Excel (manejo de tablas dinámicas, fórmulas complejas, análisis de datos).
• Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word).

Competencias Clave

• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales.
• Capacidad excepcional de organización, planificación y gestión del tiempo.
• Actitud proactiva, resolutiva y con gran autonomía para tomar decisiones.
• Atención meticulosa al detalle.

Otros cargos

• Office manager and sales (gestión de oficina y ventas)
• Office Manager - Recepción oficinas (20h/s)
• Responsable Dpto. Análisis Crédito y Reclamación Cobro - Oficinas Centrales SYNERGIE ESPAÑA