Werkstudent:in Office Management (m/w/d) - 20 h/Woche

Immocloud; Düsseldorf; Hybrid; EUR 17,000 - 24,000; Part time

Benefits offered by this job

Ownership des Büros

Kurze Entscheidungswege

Arbeiten in SaaS-Unternehmen

15 € pro Stunde

Job summary

Immocloud sucht eine:n Werkstudent:in im Office Management, der unser Düsseldorfer Büro organisiert und dafür sorgt, dass Ausstattung, Versorgung und Abläufe vor Ort funktionieren. Du bist die zentrale Anlaufstelle vor Ort, packst an und sorgst für gute Stimmung, ein lebendiges Miteinander und den Wohlfühlfaktor im Office. Ca.

20 Stunden pro Woche – Montag bis Donnerstag, immer vor Ort im Büro. Wenn du Organisationstalent hast, Verantwortung übernimmst und Lust hast, in ein modernes

Qualifications

• Eingeschriebene:r Student:in
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Auftreten gegenüber Lieferanten und externen Dienstleistern
• Gutes Deutsch in Wort und Schrift

Responsibilities

• Büroversorgung & Facility vor Ort: Bestand pflegen, Nachschub organisieren, Küche/Sanitär in Ordnung halten und Geräte betreuen
• Post, Empfang & Organisation: Briefkasten-Check, Weiterleitung relevanter Schreiben, Schlüsselverwaltung
• Wohlfühlfaktor & Team-Spirit: Team-Events planen, Arbeitsatmosphäre verbessern, offenes Ohr für Kolleg:innen
• Lernmöglichkeiten: Einblick in weitere Bereiche wie Customer Support, IT/Entwicklung oder Buchhaltung

Skills

Hands-on

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Organisationstalent

Kommunikation

Tools

Office Management Tools

Job description

immocloud digitalisiert die Immobilienverwaltung – mit über 18.000 Kunden und starkem Wachstum. Damit unser Team jeden Tag reibungslos arbeiten kann, suchen wir eine:n Werkstudent:in im Office Management, der:die unser Düsseldorfer Büro organisiert und dafür sorgt, dass Ausstattung, Versorgung und Abläufe vor Ort funktionieren.

Und das Wichtigste: Du sorgst dafür, dass unsere Kolleg:innen richtig gern ins Büro kommen. Deine Rolle ist nicht nur Administration – du bist die Person, die für gute Stimmung, ein lebendiges Miteinander und den Wohlfühlfaktor im Office sorgt.

Du bist die zentrale Anlaufstelle vor Ort: Du hast den Überblick, packst an und sorgst dafür, dass alles da ist, wo es hingehört. Ca. 20 Stunden pro Woche – Montag bis Donnerstag, immer vor Ort im Büro.

Wenn du Organisationstalent hast, gerne Verantwortung übernimmst und Lust hast, in ein modernes SaaS-Unternehmen reinzuschnuppern – dann ist das deine Chance.

Aufgaben

Büroversorgung & Facility vor Ort

• Du behältst den Bestand im Blick und sorgst für Nachschub: Kaffee, Tee, Getränke, Hygiene- und Reinigungsmittel & Co.
• Du nimmst Bestellungen und Lieferungen entgegen, koordinierst Lieferanten und planst Großbestellungen
• Du hältst Küche und Sanitärbereiche in Ordnung (ergänzend zur Reinigungskraft) und pflegst Kaffee- und Sprudlermaschine
• Du kümmerst dich um Pflanzen, Ordnung und unterstützt bei der Einrichtung und Umgestaltung von Arbeitsplätzen
• Du hältst unsere Meetingräume top ausgestattet und einsatzbereit
• Du behältst das Büro im Griff: Fenster zu, Ordnung im Abstell-/Serverraum, alle wissen, wo was ist

Reparaturen & Gebäude

• Du bist zentrale Ansprechperson, wenn im Haus etwas kaputtgeht
• Du koordinierst Handwerker und bist Schnittstelle zum Facility Management des Vermieters
• Du erkennst und meldest Mängel bei Arbeitssicherheit und Brandschutz an die zuständige Ansprechperson

Post, Empfang & Organisation

• Täglicher Briefkasten-Check sowie Sortierung und Verteilung der Post (inkl. Untermieter)
• Weiterleitung handlungsrelevanter Schreiben an die richtigen Ansprechpartner:innen
• Schlüsselverwaltung und -vergabe
• Tür- und Empfangshoheit im Office, solange du vor Ort bist

Wohlfühlfaktor & Team-Spirit

• Du sorgst dafür, dass sich alle im Büro wohlfühlen und gerne vor Ort sind
• Du planst und organisierst kleine Team-Events, Aktivitäten und gemeinsame Momente (z. B. Frühstück, After-Work, Feiern zu Geburtstagen & Anlässen)
• Du bringst Ideen ein, wie wir das Büro noch einladender und lebendiger machen
• Du bist erste Ansprechperson mit offenem Ohr für die Anliegen und Wünsche der Kolleg:innen

Was du bei uns lernen kannst (kein fester Bestandteil der Rolle)

• Je nach Studiengang, Interesse und aktueller Auslastung im Office Management kannst du in andere Bereiche reinschnuppern und punktuell unterstützen – z. B. im Customer Support, in der IT/Entwicklung oder in der Buchhaltung (etwa OPOS-Prüfung, Mahnwesen, Prüfung des Rechnungseingangs oder Nachhalten von Belegen). Ein guter Weg, ein modernes SaaS-Unternehmen von mehreren Seiten kennenzulernen.
• Wenn du Lust hast, dich als Ersthelfer:in oder Brandschutzhelfer:in ausbilden zu lassen — wir übernehmen die Kosten.

Qualifikation

Das bringst du mit

• Du bist eingeschriebene:r Student:in
• Du bist hands‑on, packst gerne an und denkst mit
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, offenes Auftreten und Geduld für die vielen kleinen Anfragen aus dem Team
• Sicheres Auftreten gegenüber Lieferanten und externen Dienstleistern (z. B. Vermieter‑Facility, Handwerker)
• Du sorgst für ein gutes Klima und eine zuverlässige Versorgung im Büro
• Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Was wir dir bieten

• Echte Verantwortung: Du bist die zentrale Person fürs Büro – kein reines Zuarbeiten, sondern Ownership
• Direkte Zusammenarbeit: Kurze Entscheidungswege und direkte Abstimmung im Team – deine Arbeit hat unmittelbaren Impact
• Wachstumsumfeld: Ein dynamisches SaaS-Unternehmen mit über 18.000 Kunden und großen Ambitionen
• Reinschnuppern erwünscht: Die Chance, ein modernes SaaS-Unternehmen kennenzulernen und je nach Studienrichtung angrenzende Aufgaben zu unterstützen
• Faire Vergütung: 15 € pro Stunde
• Starkes Team: Kolleginnen und Kollegen, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam wachsen

Klingt nach dir?

Wenn du Büroorganisation nicht als lästige Pflicht siehst, sondern als das Fundament, auf dem ein gutes Team funktioniert – und du Lust hast, in einem schnell wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen – dann worauf wartest du noch?