Vorstandssekretär Verwaltung (m/w/d)

FERCHAU GmbH; Bremen; On-site; EUR 48,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsangebote FERCHAU Academy

Rabatte und Einkaufsvorteile

Mobiles Arbeiten (kundenabhängig)

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

FERCHAU sucht eine engagierte Vorstandssekretärin/ einen Vorstandssekretär (m/w/d) in Bremen zur Unterstützung des Vorstands im operativen Tagesgeschäft und zur eigenständigen Koordination von Terminen und Reisen.

Sie arbeiten sicher in Deutsch und Englisch, erstellen Präsentationen und Berichte, koordinieren Meetings und fungieren als zentrale Ansprechperson für Fachbereiche und externe Partner. Eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung sind Voraussetzung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Vorstands-, Geschäftsführungs- oder Managementumfeld.
• Ausgeprägte Organisationsstärke und hohe Eigenverantwortung.
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, Servicedenken.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Vorstands im operativen und administrativen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen sowie komplexen Kalenderstrukturen.
• Steuerung der internen und externen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
• Vorbereitung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und geschäftlichen Dokumenten.
• Organisation, Koordination sowie Nachbereitung von Sitzungen, Management-Meetings, Webkonferenzen und Veranstaltungen.
• Funktion als zentrale Ansprechperson für Fachbereiche, Führungskräfte und externe Geschäftspartner.
• Übernahme administrativer Sonderthemen sowie Unterstützung bei organisatorischen Projekten.
• Sicherstellung eines professionellen Informations- und Dokumentenmanagements.
• Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben und Entlastung des Vorstands durch vorausschauende Arbeitsweise.

Skills

Organisationstalent

Diskretion/Loyalität

Deutschkenntnisse (sehr gut)

Englischkenntnisse (gut)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Verwaltungsbereich

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Menschen und Technologien zu verbinden, den Perfect Match für unsere Kunden zu gestalten, immer die richtigen Expert:innen für die jeweilige Herausforderung zu finden - das ist unser Anspruch bei FERCHAU und dafür suchen wir dich: als ambitionierte:r Mitarbeitende:r für einen unserer Kunden. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen und entwickeln hardwarenahe Software-Lösungen: Embedded Systems zur Steuerung mechanischer Komponenten. Als Berufseinsteiger:in oder Berufserfahrene:r unterstützt du deine Kolleg:innen mit neuen Ideen und festigst dein Wissen durch praktische Erfahrungen.

Vorstandssekretär Verwaltung (m/w/d)

Das ist zukünftig dein Job

• Unterstützung des Vorstands im operativen und administrativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Koordination und Organisation von Terminen, Geschäftsreisen sowie komplexen Kalenderstrukturen
• Steuerung der internen und externen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Vorbereitung, Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und geschäftlichen Dokumenten
• Organisation, Koordination sowie Nachbereitung von Sitzungen, Management-Meetings, Webkonferenzen und Veranstaltungen
• Funktion als zentrale Ansprechperson für Fachbereiche, Führungskräfte und externe Geschäftspartner
• Übernahme administrativer Sonderthemen sowie Unterstützung bei organisatorischen Projekten
• Sicherstellung eines professionellen Informations- und Dokumentenmanagements
• Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben und Entlastung des Vorstands durch vorausschauende Arbeitsweise

Das erwartet dich bei uns

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeitregelungen, Teilzeitmöglichkeiten und z. T. Vertrauensarbeitszeit
• Weiterbildungsangebote unseres Inhouse-Instituts, der FERCHAU Academy (E-learnings, Trainings und Seminare)
• Satte Rabatte mit Einkaufsvergünstigungen, z. B. bei Reisen, Elektronik oder Autos
• Flexibilität durch die Möglichkeit, mobil zu arbeiten (abhängig vom Kundenunternehmen)
• Betriebliche Altersvorsorge

Das bringst du mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Vorstands-, Geschäftsführungs- oder Managementumfeld
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ausgeprägtes Servicedenken
• Sicherer Umgang mit MS Office 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutschkenntnisse zwingend sowie gute Englischkenntnisse erforderlich