Vorstandsassistenz (m/w/d)

OHB SE; Bremen; Vor Ort; EUR 30.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

OHB SE sucht eine/n erfahrene/n Assistent/in der Geschäftsführung, die/der das Sekretariat eigenständig führt, Reisemanagement, Terminorganisation sowie E-Mail-Korrespondenz übernimmt.

Sie fungieren als Schnittstelle zu allen Geschäftsbereichen und externen Partnern, erledigen Sonderaufträge, erstellen Vorlagen und Präsentationen und organisieren Meetings sowie Telefon- und Videokonferenzen. Deutsch und Englisch beherrschen Sie sicher; flexible Zeiten nach Vorstandbedarf runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent sowie Prioritäten setzen.
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind selbstverständlich.
• Souveränes Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kollegen und Geschäftspartnern; Teamgeist und Zuverlässigkeit.
• Selbständiges Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe; Entlastung des Vorgesetzten und initiativ unterstützen.

Aufgaben

• Selbständige Erledigung aller Aufgaben eines modernen Sekretariates, u. a. Reisemanagement, Terminorganisation, E-Mail Korrespondenz.
• Schnittstelle zu allen Geschäftsbereichen und Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern.
• Erledigung von Sonderaufträgen und kleineren Projektaufgaben.
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Dokumenten und Präsentationen.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings-, Telefon-, WebEx- und Videokonferenzen.
• Führung der Korrespondenz in deutscher und in englischer Sprache.
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten nach Bedarf des Vorstands und zur Vertretung von Kolleg:innen in deren Abwesenheit.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Vertrauenswürdigkeit

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Diskretion

Umgangsformen

Unterstützung Vorgesetzten

MS Office

Ausbildung

Berufsausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

• Selbständige Erledigung aller Aufgaben eines modernen Sekretariates, u. a. Reisemanagement, Terminorganisation, E-Mail Korrespondenz
• Schnittstelle zu allen Geschäftsbereichen und Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern
• Erledigung von Sonderaufträgen und kleineren Projektaufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Dokumenten und Präsentationen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings-, Telefon-, WebEx- und Videokonferenzen
• Führung der Korrespondenz in deutscher und in englischer Sprache
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten nach Bedarf des Vorstands und zur Vertretung von Kollegen:innen in deren Abwesenheit

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
• Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kollegen:innen und Geschäftspartnern sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit
• Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen
• Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil
• Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)