Verwaltungskoordination mit Standortverantwortung (w/m/d)

Deutscher Museumsbund e.V.; Hamburg; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Forschungsinstitut in Hamburg sucht eine Verwaltungskoordination mit Standortverantwortung in Vollzeit. Sie leiten die administrativen Angelegenheiten und optimieren die Arbeitsabläufe. Die Position erfordert ein einschlägiges Hochschulstudium, Führungskompetenzen und Kenntnisse von Verwaltungsprozessen. Sie erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer exzellenten Forschungseinrichtung mit attraktiven Vergünstigungen und einem zentralen Arbeitsplatz. Bewerbungen sind bis zum 18.01.2026 einzureichen.

Leistungen

Vergütung nach Tarifvertrag der Länder

Betriebliche Altersvorsorge

Familienfreundlichkeit

Jobticket

Qualifikationen

• Erfahrung in der Leitung von Teams und Projekten.
• Rechtskenntnisse in Bezug auf die Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen.
• Flexibilität in einem sich ändernden Arbeitsumfeld.

Aufgaben

• Leitung und Koordination der administrativen Angelegenheiten.
• Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien für den Standort Hamburg.
• Optimierung von Verwaltungsprozessen für das Neue Naturkundemuseum.

Kenntnisse

Führungskompetenzen

Kenntnisse von Verwaltungsprozessen

Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten

Kenntnisse in Büroverwaltungssoftware

Strategisches Denken

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Einschlägiges Hochschulstudium (Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Rechtswissenschaften)

Jobbeschreibung

Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels

Bewerbungsende: 18.01.2026

Das Leibniz-Institut zur Analyse des Biodiversitätswandels (LIB) zählt zu den großen, global vernetzten Forschungsmuseen der Leibniz-Gemeinschaft. Neben exzellenter Forschung rund um die biologische Vielfalt und deren Veränderung treiben wir mit einem internationalen Team und modernster Technik die Weiterentwicklung unserer umfangreichen wissenschaftlichen Sammlungen voran. Mit unserer Ausstellungs-, Vermittlungs- und Kommunikationsarbeit an unseren Ausstellungsorten Museum Koenig Bonn und Museum der Natur Hamburg möchten wir für Natur begeistern und bringen uns mit unseren Forschungsthemen in aktuelle gesellschaftspolitische Diskussionen zu Artenschwund, Klimawandel und dem Schutz von Ökosystemen ein. Für den Standort Hamburg ist der Bau eines integrierten Naturkundemuseums in Planung; am Standort Bonn wird derzeit die Forschungsinfrastruktur erheblich ausgebaut.

Werden Sie Teil unseres Instituts am Standort Hamburg. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz für die Dauer von zunächst 2 Jahren mit dem Ziel der Entfristung eine

Verwaltungskoordination mit Standortverantwortung (w/m/d)

in Vollzeit mit 39 Stunden/Woche

Ihre Aufgaben:

• Leitung und Koordination der administrativen Angelegenheiten des LIB für den Standort Hamburg
• Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren, ggf. deren Entwicklung, Implementierung und Aktualisierung für den Standort Hamburg
• Optimierung von Arbeitsabläufen insbesondere auch Mitgestaltung der neu zu implementierenden Verwaltungsprozesse für das Neue Naturkundemuseum
• Optimierung von Arbeitsabläufen insbesondere auch Mitgestaltung der neu zu implementierenden Verwaltungsprozesse für das Neue Naturkundemuseum
• Sicherstellung der konstanten und effizienten Umsetzung der Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Zusammenarbeit mit dem Facility Management und den wissenschaftlichen Leitungen inklusive deren Terminierung
• Vertretung der Interessen der Verwaltung in verschiedenen internen Arbeitsgruppen insbesondere in Hinblick auf die Vorbereitung der Ausgestaltung für das Neue Naturkundemuseum
• Inhaltliche Zuarbeit, Koordination und Kommunikation mit der Liegenschaftsverwaltung der Universität Hamburg und der internen Steuerungsgruppe zur Planung von Nutzungsflächen
• Logistische Koordination und Umsetzung von Arbeitsplatzbezogenen Maßnahmen, die durch die Steuerungsgruppe Raumplanung erarbeitet worden sind inkl. Steuerung von Beschaffungsvorgängen in Hinblick auf zentrale Bedürfnisse des Standortes Hamburg, wie z.B. Möbel, Bürobedarf und andere zentrale Bedarfe
• Einschlägiges Hochschulstudium (Wirtschafts-, Verwaltungs- oder Rechtswissenschaften)
• Führungskompetenzen zur Leitung von Teams und Projekten
• Kenntnisse von Verwaltungsprozessen und deren Gestaltung
• Rechtskenntnisse in Bezug auf die Rahmenbedingung öffentlicher Verwaltungen
• Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Kenntnisse in Büroverwaltungssoftware und -systemen
• Strategisches Denken und Planungsfähigkeiten,
• Kommunikationsstärke für effektive Teamarbeit und Kundenbeziehungen
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität in einem sich ändernden Arbeitsumfeld
• Empathie und Konfliktlösungsfähigkeiten
• eine attraktive Tätigkeit in einer exzellenten Forschungseinrichtung mit einem hohen Maß an Gestaltungspotential in einem dynamischen wissenschaftlichen und gesellschaftlichen Umfeld
• Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder (bis zur EG 11 TV‑L bei Erfüllung der personen‑und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen) mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, tariflich geregelter Urlaubsanspruch)
• Familienfreundlichkeit zertifiziert durch das „Audit Beruf und Familie“, Angebot von Lebenslagencoaching durch professionellen Familienservice
• die Möglichkeit des Bezugs eines Jobtickets
• einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen, max. 10 MB) bis zum 18.01.2026 ausschließlich digital über unser Karriereportal an Herrn Pfeifer. Aus organisatorischen Gründen werden nur Onlinebewerbungen akzeptiert. Wir sind ein diverses Haus und begrüßen unsere Vielfalt. Wir möchten insbesondere Frauen zur Bewerbung ermutigen, um Chancengleichheit aktiv zu fördern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Mehr Informationen über unsere Einrichtung erhalten Sie im Internet unter: https://leibniz-lib.de/ .

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund.
Vielen Dank!