Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg; Nürnberg; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Regelmäßiger Stufenanstieg und Gehalts

Urlaubsanspruch 30 Tage

Homeoffice nach Einarbeitung

Betriebliche Altersversorgung

Fortbildungsmöglichkeiten

Job summary

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) sucht am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften in Nürnberg eine Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) zur Koordination der Lehrstuhlorganisation und Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben.

Zu den Aufgaben gehören Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Organisation internationaler Konferenzen und Workshops, Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Büroorganisationsfähigkeiten und sicheres Dokumentenmanagement.
• Erfahrung in Dienstreise-, Personalverwaltung und Haushalts- bzw. Drittmittelverwaltung wünschenswert.
• Kenntnisse im Public Relations, Eventmanagement und im universitären Umfeld vorteilhaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (C1).

Responsibilities

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement.
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops.
• Betreuung internationaler Gäste und Öffentlichkeitsarbeit.
• Personal- und Stellenverwaltung sowie Arbeitszeitänderungen.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und Controlling.

Skills

Büroorganisation

Veranstaltungsmanagement

Eventkoordination

Interkulturelle Kompetenz

Deutsche/Englische Korrespondenz

MS Office

WordPress

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

WordPress

Job description

Als Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg koordinieren Sie die Lehrstuhlorganisation und verantworten vielfältige administrative Aufgaben in der Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus organisieren Sie internationale Konferenzen und Workshops, betreuen internationale Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld.

Der Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der FAU gehört zu den renommiertesten seiner Art in Deutschland. Er geht auf die 1919 eröffnete Nürnberger Handelshochschule zurück und lebt seit jeher die fächerübergreifende Vernetzung von Betriebs-, Volks- und Sozialwissenschaften. Gegründet als praxisnahe Hochschule, ist der Fachbereich bis heute universitäre Denkfabrik und gefragter Partner für Unternehmen und Institutionen in der Metropolregion Nürnberg. Studierende profitieren von vielfältigen Studiengängen, engem Wirtschaftskontakt und internationaler Ausrichtung, während interdisziplinäre Forschung direkt in Lehre und Praxis einfließt.

Wir haben einiges zu bieten:

Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
• Betreuung internationaler Gäste
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz
• Budgetverantwortung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil
• Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau)
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets
• Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung
• Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams
• Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt.

Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.