Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU); Bayern; Hybrid; EUR 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Homeoffice nach Einarbeitung

Betriebliche Altersversorgung

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsmanagement

Familienfreundliche Umgebung

Job summary

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) sucht eine Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement für das Referat G3 – Elektrotechnik und Meldeanlagen.

Sie betreuen Schlüsselbestände, koordinieren Wartungs- und Prüftermine und unterstützen die Referatsleitung administrativ. Vorteilhaft sind eine kaufmännische Ausbildung und Deutschkenntnisse auf C2-Niveau. Kontakt: FAU-Standort Erlangen.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau).
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.

Responsibilities

• Betreuung der Schlüsselverwaltung und Bearbeitung von Schlüsselbestellungen/-verlusten sowie Pflege der Schlüsselbestände und Dokumentationen.
• Überprüfung von Schließanlagen und Verwaltung von schließtechnischen Online-Formularen; Datenpflege im CAFM-System FAMOS.
• Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie Referats- und Abteilungsleitung, Koordination von Wartungs- und Prüfterminen; Mitwirkung bei Wartungsverträgen.
• Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen.
• Pflege des Online-Auftritts des Referats; Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben.

Skills

Teamfähigkeit

Organisationsvermögen

Verlässlichkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmann/Kauffrau Büromanagement

Tools

MS Office

CAFM-FAMOS

Job description

Als Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d) sind Sie für die Schlüsselverwaltung sowie die Koordination und Bearbeitung organisatorischer und administrativer Aufgaben des Referats G3 – Elektrotechnik und Meldeanlagen G3 an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zuständig.
Das Referat G3 an der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) der FAU spielt eine entscheidende Rolle bei der Wartung und Überwachung verschiedener technischer Anlagen und Geräte der FAU. Das Team stellt sicher, dass alle Systeme ordnungsgemäß betrieben werden und die technische Sicherheit der Universität gewährleistet ist. Die Arbeitsgruppe „G3.4: Schließtechnik“ ist dabei für die Betreuung von Schließtechnik und Zutrittskontrollanlagen verantwortlich. Hier werden Anlagen betrieben, gewartet und kontrolliert sowie technische Projekte durchgeführt.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Aktives Gesundheitsmanagement
  
• IT-gestütztes Facility-Management-System

Ihre Aufgaben

• Betreuung der Schlüsselverwaltung der FAU einschließlich der Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und -verlusten sowie der Pflege von Schlüsselbeständen und zugehörigen Dokumentationen
  
• Überprüfung von Schließanlagen sowie Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS
  
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie der Referats- und Abteilungsleitung, insbesondere die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen einschließlich der Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsverträgen
  
• Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen
  
• Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts des Referats, insbesondere bei der Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• Berufserfahrung in der kaufmännischen oder administrativen Sachbearbeitung, idealerweise in den Bereichen Einkauf, Verkauf oder Personalwesen, von Vorteil
  
• Erfahrung im Umgang mit administrativen Abläufen, Dokumentationen sowie der Datenpflege
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
  
• Bereitschaft zur Einarbeitung in universitätsinterne IT-Anwendungen, insbesondere das CAFM-System FAMOS
  
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau)
  
• Verhandlungsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
  
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Ort Zentrale Universitätsverwaltung
Immerwahrstraße 4
91058 Erlangen

Entgelt TV-L E 6 (Vollzeit: 41.047,48 € – 49.773,21 € brutto/Jahr)

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.800 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU .

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.