Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU); Nürnberg; Remote; EUR 44,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubsanspruch 30 Tage/Jahr

Homeoffice nach Einarbeitung

Betriebliche Altersversorgung

Fortbildungs- und Entwicklungsmögl.

Arbeitsumfeld mit hervorragendem Klima

Job summary

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg sucht eine Teamassistenz/Office Managerin, die die Lehrstuhlorganisation koordiniert und vielfältige administrative Aufgaben in Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung übernimmt. Sie betreuen internationale Gäste, unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit und arbeiten in einem interdisziplinären universitär vernetzten Umfeld.

Gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse werden erwartet, Spanischkenntnisse

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
• Sehr gute Büroorganisation und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2) und gute Englischkenntnisse (mind. C1)

Responsibilities

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- & Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
• Betreuung internationaler Gäste
• Öffentlichkeitsarbeit sowie Pflege der Website
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen
• Haushalts- & Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Finanzcontrolling, Verwendungsnachweise

Skills

Organisationstalent

Büroorganisation

Fristenmanagement

Interkulturelle Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

WordPress

Job description

Als Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg koordinieren Sie die Lehrstuhlorganisation und verantworten vielfältige administrative Aufgaben in der Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus organisieren Sie internationale Konferenzen und Workshops, betreuen internationale Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld.
Der Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der FAU gehört zu den renommiertesten seiner Art in Deutschland. Er geht auf die 1919 eröffnete Nürnberger Handelshochschule zurück und lebt seit jeher die fächerübergreifende Vernetzung von Betriebs-, Volks- und Sozialwissenschaften. Gegründet als praxisnahe Hochschule, ist der Fachbereich bis heute universitäre Denkfabrik und gefragter Partner für Unternehmen und Institutionen in der Metropolregion Nürnberg. Studierende profitieren von vielfältigen Studiengängen, engem Wirtschaftskontakt und internationaler Ausrichtung, während interdisziplinäre Forschung direkt in Lehre und Praxis einfließt.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
  
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
  
• Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
  
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
  
• Betreuung internationaler Gäste
  
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website
  
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge
  
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise
  
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz
  
• Budgetverantwortung
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
  
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement
  
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert
  
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert
  
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert
  
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil
  
• Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert
  
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau)
  
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
  
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets
  
• Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung
  
• Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams
  
• Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
  
• Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen

Ort Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Findelgasse 7-9
90402 Nürnberg

Entgelt TV-L E 8 (Vollzeit: 44.048,20 € – 53.564,34 € brutto/Jahr)

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.800 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU .

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.