Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU); Erlangen; On-site; EUR 44,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Gehalt nach Tarif TV-L/BayBesG

Jahressonderzahlung

Urlaubsanspruch 30 Tage

Flexible Arbeitszeitregelungen

Betriebliche Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Kinderbetreuungsangebote

Homeoffice nach Einarbeitung möglich

Weiterbildungs- und Fortbildungsmog...

Job summary

Die FAU in Nürnberg sucht eine Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) zur Koordination der Lehrstuhlorganisation und zur Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben in Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Sie organisieren internationale Konferenzen, betreuen Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld.

Es erwartet Sie eine familienfreundliche Universität mit guten Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, flexiblen

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung.
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement.
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert.
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert.
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert.
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil.
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau).

Responsibilities

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten.
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops.
• Betreuung internationaler Gäste.
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website.
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge.
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise.
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz.
• Budgetverantwortung.

Skills

Büroorganisation

MS Office

Deutsch C2

Englisch C1

Spanisch B1

WordPress

Teamfähigkeit

Interkulturelle Offenheit

Reisebereitschaft

Education

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

Excel

PowerPoint

DMS-Systeme

Job description

Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Als Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg koordinieren Sie die Lehrstuhlorganisation und verantworten vielfältige administrative Aufgaben in der Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus organisieren Sie internationale Konferenzen und Workshops, betreuen internationale Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld.
Der Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der FAU gehört zu den renommiertesten seiner Art in Deutschland. Er geht auf die 1919 eröffnete Nürnberger Handelshochschule zurück und lebt seit jeher die fächerübergreifende Vernetzung von Betriebs-, Volks- und Sozialwissenschaften. Gegründet als praxisnahe Hochschule, ist der Fachbereich bis heute universitäre Denkfabrik und gefragter Partner für Unternehmen und Institutionen in der Metropolregion Nürnberg. Studierende profitieren von vielfältigen Studiengängen, engem Wirtschaftskontakt und internationaler Ausrichtung, während interdisziplinäre Forschung direkt in Lehre und Praxis einfließt.

Wir haben einiges zu bieten: unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten

• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Gemeinsame Aktivitäten im Team
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten
• Organisation internationaler Konferenzen und Workshops
• Betreuung internationaler Gäste
• Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website
• Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise
• Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz
• Budgetverantwortung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung
• Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement
• Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert
• Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert
• Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert
• Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil
• Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau)
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets
• Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung
• Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams
• Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung
• Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen

Bewerbungsschluss

03.11.2026

Stellenbezeichnung

Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Beschäftigungsbeginn

01.01.2027

Beschäftigungsort

Findelgasse7-990402 Nürnberg

Entgelt

E8

Gehaltsrange (brutto pro Jahr)

44.048,20 € – 53.564,34 €

Arbeitszeit

Vollzeit oder Teilzeit

Wochenarbeitszeit

20,05-40,10 Std./Woche

Befristung / Anstellungsdauer

• ja
• 24 Monate

Kontakt

Prof. Almut Schilling-Vacaflor

Tel.: [phone]

Mobil:

[e-mail]

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.