Teamassistenz Office Management (m/w/d) Teilzeit

Hagedorn Unternehmensgruppe; Bielefeld; On-site; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

KiTa-Zuschüsse

Altersvorsorge

Jobticket

VWL

Prämien für Empfehlungen

Job summary

Die Hagedorn Unternehmensgruppe sucht eine Teamassistenz Office Management (m/w/d) als Elternzeitvertretung zur Unterstützung des People + Administration Bereichs. Sie verantworten Empfang, Organisation, Budgetüberwachung, Gästebetreuung und die administrative Unterstützung des Teams.

Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und zuverlässig, kommunizieren klar mit Partnern und Kund*innen und optimieren interne Abläufe sowie Tools.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Teamassistenz oder Office Management.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Freundliche, verbindliche Kommunikation mit Kolleg*innen und Partnern.
• Souveränität in anspruchsvollen Situationen.
• Umgang mit Rechnungen, Budgets und Fristen sowie KI-Tools.

Responsibilities

• Office Management: Empfang, Hausverwaltung, Versicherungen und Organisation.
• Kommunikation: eigenständige Abstimmung mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern.
• Gästebetreuung: Empfang, Betreuung von Gästen und Vorbereitung von Terminen/Workshops.
• Administrative Unterstützung: Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen und Organisation.
• Prozessentwicklung: Optimierung interner Abläufe und Tools.
• Events: Planung und Organisation interner Events und Aktionen.
• Budget: Verantwortung für Budgets der Themenbereiche.

Skills

Organisation

Kommunikation

Souveränität

Kaufmännisches Verständnis

Digitale Sicherheit + KI-Affinität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office-Tools

Job description

Wer wir sind

Wir sind u+i interact. Ein Team aus kreativen Köpfen, das vorwärts plant und um Ecken denkt. Dabei machen wir uns wenig aus Hierarchien, aber umso mehr aus guten Ideen und kundenorientiertem Vorgehen.
Wir arbeiten an starken digitalen Lösungen sowie Vertriebs- und Geschäftsmodellen für Kunden aus der freien Wirtschaft wie Windmöller & Hölscher, Bette, Dr. Oetker oder New Flag. Aber auch Non-Profit-Organisationen wie Bethel und die Bertelsmann Stiftung zählen zu unserem Portfolio.

Wir suchen nach einer Teamassistenz Office Management (m/w/d) um unseren People + Administration Bereich als Elternzeitvertretung (befristet) zu unterstützen.

Deine Aufgaben

• Office Management: Du verantwortest unseren Empfang, die Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen.
• Kommunikation: Du kommunizierst eigenständig mit Geschäftspartner+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
  Verhandlungen: Du stimmst Vertragsfragen, Leistungen und Beschwerden sicher und lösungsorientiert ab.
• Gästebetreuung: Du empfängst und bewirtest Gäste und Kund+innen freundlich und professionell. Du bereitest Termine und Workshops vor, koordinierst die Umsetzung und kümmerst dich um die Nachbereitung.
• Administrative Unterstützung: Du unterstützt das Team bei Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Prozessentwicklung: Du optimierst und entwickelst interne Abläufe und Tools im Office Management weiter.
• Events: Du planst und organisierst interne Events und Aktionen.
• Budget: Du verantwortest die Budgets für deine Themenbereiche und behältst Ausgaben und Planungen im Blick.

Dein Profil

• Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Organisation: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Kommunikation: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich mit Kolleg+innen, Kund+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
• Souveränität: Du trittst sicher auf und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen lösungsorientiert.
• Kaufmännisches Verständnis: Du arbeitest sorgfältig mit Rechnungen, Budgets und Fristen
• Digitale Sicherheit + KI-Affinität: Du gehst sicher mit gängigen Office- und digitalen Organisationstools um und nutzt dabei unsere KI-Anwendungen

Wir haben auch einiges zu bieten

@harmony: Body + mind support

Alles für dein Wohlbefinden: von Fitness über JobRad bis zu digitalen Sessions für Mental Health & Co. Optional, aber immer verfügbar.

@exchange: Open mind, open spaces

Offene Kultur, ehrlicher Austausch, flache Hierarchien. Wir bleiben neugierig und sprechen miteinander, nicht übereinander.

@flow: Flexible working time

Arbeitszeit so, wie’s zu deinem Leben passt: Kernarbeitszeit, Vollzeit/Teilzeit, Vier- oder Fünf-Tage-Woche, dein Arbeitszeitmodell ist dabei nie im Stein gemeißelt. Bei kranken Kindern supporten wir mit Sonderurlaub.

@team: People to steal horses with

Ein Team, das zusammenhält. Mit Events, Feiern und echten Freundschaften.

@numbers: Your extra money

On top: Zuschüsse für KiTa, Altersvorsorge, Jobticket, VWL + Prämien für erfolgreiche Empfehlungen