Teamassistenz Office Management (m/w/d) Teilzeit

Hagedorn Unternehmensgruppe; Bielefeld; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Body + mind support

Open mind, open spaces

Flexible working time

Teamevents & Unternehmenskultur

KiTa-Zuschüsse & Altersvorsorge

Job summary

Join sucht eine Teamassistenz Office Management (m/w/d) als Elternzeitvertretung. Sie übernehmen Empfang, Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen in einem dynamicen Arbeitsumfeld in NRW.

Die Position erfordert kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und souveräne Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern. Sie arbeiten eigenverantwortlich, koordinieren Termine, unterstützen bei Rechnungen, Ausschreibungen und internen Prozessen und tragen zur

Qualifications

• Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit und kennst dich mit Office-Management-Aufgaben aus.
• Du arbeitest strukturiert, selbständig und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich mit Kolleginnen, Kunden, Lieferanten und Dienstleistern.

Responsibilities

• Du verantwortest Empfang, Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen.
• Du kommunizierst eigenständig mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern.
• Du empfängst Besucher, bereitest Termine und Workshops vor, koordinierst Umsetzung und Nachbereitung.
• Du unterstützt das Team bei Rechnungen, Ausschreibungen und organisatorischen Aufgaben.
• Du optimierst interne Abläufe und Tools im Office Management.
• Du planst und organisierst interne Events und Aktionen.
• Du betreust Budgetthemen und behältst Ausgaben und Planungen im Blick.

Skills

Office Management

Kommunikation

Gästebetreuung

Administrative Unterstützung

Prozessentwicklung

Events

Budget

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wer wir sind

Wir sind u+i interact. Ein Team aus kreativen Köpfen, das vorwärts plant und um Ecken denkt. Dabei machen wir uns wenig aus Hierarchien, aber umso mehr aus guten Ideen und kundenorientiertem Vorgehen.
Wir arbeiten an starken digitalen Lösungen sowie Vertriebs- und Geschäftsmodellen für Kunden aus der freien Wirtschaft wie Windmöller & Hölscher, Bette, Dr. Oetker oder New Flag. Aber auch Non-Profit-Organisationen wie Bethel und die Bertelsmann Stiftung zählen zu unserem Portfolio.

Wir suchen nach einer Teamassistenz Office Management (m/w/d) um unseren People + Administration Bereich als Elternzeitvertretung (befristet) zu unterstützen.

Deine Aufgaben

• Office Management: Du verantwortest unseren Empfang, die Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen.
• Kommunikation: Du kommunizierst eigenständig mit Geschäftspartner+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
  Verhandlungen: Du stimmst Vertragsfragen, Leistungen und Beschwerden sicher und lösungsorientiert ab.
• Gästebetreuung: Du empfängst und bewirtest Gäste und Kund+innen freundlich und professionell. Du bereitest Termine und Workshops vor, koordinierst die Umsetzung und kümmerst dich um die Nachbereitung.
• Administrative Unterstützung: Du unterstützt das Team bei Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Prozessentwicklung: Du optimierst und entwickelst interne Abläufe und Tools im Office Management weiter.
• Events: Du planst und organisierst interne Events und Aktionen.
• Budget: Du verantwortest die Budgets für deine Themenbereiche und behältst Ausgaben und Planungen im Blick.

Dein Profil

• Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Organisation: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig - auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Kommunikation: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich mit Kolleg+innen, Kund+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
• Souveränität: Du trittst sicher auf und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen lösungsorientiert.
• Kaufmännisches Verständnis: Du arbeitest sorgfältig mit Rechnungen, Budgets und Fristen
• Digitale Sicherheit + KI-Affinität: Du gehst sicher mit gängigen Office- und digitalen Organisationstools um und nutzt dabei unsere KI-Anwendungen

Wir haben auch einiges zu bieten

@harmony: Body + mind support

Alles für dein Wohlbefinden: von Fitness über JobRad bis zu digitalen Sessions für Mental Health & Co. Optional, aber immer verfügbar.

@exchange: Open mind, open spaces

Offene Kultur, ehrlicher Austausch, flache Hierarchien. Wir bleiben neugierig und sprechen miteinander, nicht übereinander.

@flow: Flexible working time

Arbeitszeit so, wie’s zu deinem Leben passt: Kernarbeitszeit, Vollzeit/Teilzeit, Vier- oder Fünf-Tage-Woche, dein Arbeitszeitmodell ist dabei nie im Stein gemeißelt. Bei kranken Kindern supporten wir mit Sonderurlaub.

@team: People to steal horses with

Ein Team, das zusammenhält. Mit Events, Feiern und echten Freundschaften.

@numbers: Your extra money

On top: Zuschüsse für KiTa, Altersvorsorge, Jobticket, VWL + Prämien für erfolgreiche Empfehlungen