Teamassistenz Office Management (m/w/d) Teilzeit

Uandi; Bielefeld; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Body + mind support

Open mind, open spaces

Flexible working time

Team events

KiTa-Zuschuss / Altersvorsorge / Jobt

Zusammenfassung

u+i interact sucht eine Teamassistenz Office Management (m/w/d) zur Unterstützung des People + Administration Bereichs. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Hausverwaltung, Versicherungen, Kommunikation mit Partnern, Gästebetreuung, Administrative Unterstützung, Prozessentwicklung, Events und Budgetverantwortung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Teamassistenz/Office Management mit. Flexible Arbeitsmodelle, eine offene Kultur und attraktive Benefits warten auf Sie.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Freundliche, verbindliche Kommunikation mit Stakeholdern
• Souveräne Haltung auch in schwierigen Situationen
• Umgang mit Rechnungen, Budgets und Fristen
• Umgang mit gängigen Office-Tools und KI-Anwendungen

Aufgaben

• Empfang, Hausverwaltung, Versicherungen und organisatorische Themen
• Eigenständige Kommunikation mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern, Vertragsfragen klären
• Gästebetreuung, Termine und Workshops vorbereiten und nachbereiten
• Administrative Unterstützung bei Rechnungen und Ausschreibungen
• Prozesse und Tools im Office Management weiterentwickeln
• Interne Events planen und organisieren
• Budgets verantworten und Ausgaben überwachen

Kenntnisse

Office Management

Organisation

Kommunikation

Souveränität

Kaufmännisches Verständnis

KI-Affinität

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Wer wir sind

Wir sind u+i interact. Ein Team aus kreativen Köpfen, das vorwärts plant und um Ecken denkt. Dabei machen wir uns wenig aus Hierarchien, aber umso mehr aus guten Ideen und kundenorientiertem Vorgehen.

Wir arbeiten an starken digitalen Lösungen sowie Vertriebs- und Geschäftsmodellen für Kunden aus der freien Wirtschaft wie Windmöller & Hölscher, Bette, Dr. Oetker oder New Flag. Aber auch Non-Profit-Organisationen wie Bethel und die Bertelsmann Stiftung zählen zu unserem Portfolio.

Wir suchen nach einer Teamassistenz Office Management (m/w/d) um unseren People + Administration Bereich zu unterstützen.

Deine Aufgaben

• Office Management: Du verantwortest unseren Empfang, die Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen.
• Kommunikation: Du kommunizierst eigenständig mit Geschäftspartner+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen. Verhandlungen: Du stimmst Vertragsfragen, Leistungen und Beschwerden sicher und lösungsorientiert ab.
• Gästebetreuung: Du empfängst und bewirtest Gäste und Kund+innen freundlich und professionell. Du bereitest Termine und Workshops vor, koordinierst die Umsetzung und kümmerst dich um die Nachbereitung.
• Administrative Unterstützung: Du unterstützt das Team bei Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Prozessentwicklung: Du optimierst und entwickelst interne Abläufe und Tools im Office Management weiter.
• Events: Du planst und organisierst interne Events und Aktionen.
• Budget: Du verantwortest die Budgets für deine Themenbereiche und behältst Ausgaben und Planungen im Blick.

Dein Profil

• Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Organisation: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Kommunikation: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich mit Kolleg+innen, Kund+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
• Souveränität: Du trittst sicher auf und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen lösungsorientiert.
• Kaufmännisches Verständnis: Du arbeitest sorgfältig mit Rechnungen, Budgets und Fristen
• Digitale Sicherheit + KI-Affinität: Du gehst sicher mit gängigen Office- und digitalen Organisationstools um und nutzt dabei unsere KI-Anwendungen

Wir haben auch einiges zu bieten

@harmony: Body + mind support Alles für dein Wohlbefinden: von Fitness über JobRad bis zu digitalen Sessions für Mental Health & Co. Optional, aber immer verfügbar.

@exchange: Open mind, open spaces Offene Kultur, ehrlicher Austausch, flache Hierarchien. Wir bleiben neugierig und sprechen miteinander, nicht übereinander.

@flow: Flexible working time Arbeitszeit so, wie’s zu deinem Leben passt: Kernarbeitszeit, Vollzeit/Teilzeit, Vier- oder Fünf-Tage-Woche, dein Arbeitszeitmodell ist dabei nie im Stein gemeißelt. Bei kranken Kindern supporten wir mit Sonderurlaub.

@team: People to steal horses with Ein Team, das zusammenhält. Mit Events, Feiern und echten Freundschaften.

@numbers: Your extra money On top: Zuschüsse für KiTa, Altersvorsorge, Jobticket, VWL + Prämien für erfolgreiche Empfehlungen

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